使用 Notion 滿 3 年，為何我仍「不推薦」用它來管理你的人生？

by Myriam Wares

2024/11/19：刪除並整合內容約 2000 字，更少的廢話！

2024/06/10：端午節🛶更新！編輯全文，刪了超過 2500 字，讓文章再次緊湊！

2024/01/21：新增文章〈為什麼你「不需要」所謂的人生管理系統〉，可視為本系列的番外篇暨總結，建議先讀完本文，再閱讀這篇新文章。

2023/12/31：新增文章《人生 4 千個禮拜》筆記（一）病態的生產力，可與本文相互參照，更容易理解「生產力最大化」這類思維背後的代價與隱憂。

Notion 這款強大的筆記軟體服務，從 2018 年開始打響名號，短短數年之間，襲捲全球，在中文世界收獲了不少使用人口——包括我。

回首 10 年前的筆記霸主，應屬當時剛成為獨角獸（估值達 10 億美元），鋒頭正健的 Evernote。那時如果你跟別人說你有在用 Evernote，而對方也知道那是什麼，很可能對你肅然起敬，表示佩服。

畢竟，在遙遠的 2012 年，熱衷於使用筆記軟體的人，相對還是小眾。

10 年後的今天，我們所處的世界，已和過去大不相同，堪稱是筆記軟體的戰國時代。選擇五花八門，讓人眼花撩亂。

對許多人而言，筆記軟體更是工作與生活不可或缺的一部分。

放棄 Evernote，擁抱 Notion

2020 年我曾在 Medium 上寫過這篇〈心得 |《曼無止盡》第40期：Evernote 的重生之路〉，祈禱著 Evernote 不要倒閉。

然而不久後，我就正式棄用 Evernote，改以 Notion 作為我的筆記主力。

經過 3 年多相處，我對 Notion 有了比較完整的心得與評價。如標題所言，我並不推薦用 Notion 來管理你整個人生，或試圖將它打造成一個可以掌握一切的主控台——儘管這聽起來確實很吸引人。

至於「為什麼不？」，則是這整個系列文章所要探討的。

系列：Simple Notion

使用 Notion 滿 3 年，為何我仍「不推薦」用它來管理你的人生？

少則得，多則惑：使用 Notion 時的兩個常見陷阱

Notion 資料庫「反複雜」使用指南

系列簡介

整個系列主要圍繞「如何簡單用好 Notion」這個議題展開，介紹我的看法與實際使用場景，並對 Notion 的一大主流——All-in-One 式使用——提出不同意見。

這類 All-in-One 使用方式，常常伴隨著下列描述（承諾）：

我用 Notion 高效管理工作與生活，告別瞎忙，重新找回人生主導權。
透過 Notion「打造○○系統、輕鬆整合✕✕」，讓我可以一站式管理一切。
Notion 幫助我實現夢想，完成目標，創造屬於我的美好人生。

是不是覺得有點眼熟呢？😎

而本系列的核心精神，正好相反。

主要探討「如何簡潔使用 Notion」：既沒有要打造「○○系統」，更無意追求 Notion 成效最大化，以免它成為一種潛在的心理負擔。

Notion 這麼棒，真的會變成心理負擔嗎？我這 3 年的結論是：「會，而且很容易。」所以我們才需要有意識地使用，於是有了本系列的誕生。

文章架構與組成

系列共有 3 篇文章。第 1 篇用來點題及論證，進而推導我想要表達的核心價值觀——Notion 簡潔之道。

第 2、3 篇則是關於我使用 Notion 的具體場景、曾經遇過的困境，並著眼於如何避免這些困境。

對教學有興趣可參考： Notion 教學：10 個我最常用的 Markdown 語法與快捷鍵介紹

在我看來，工具的技巧，並非重點。重點在於「為何這樣用？為何不那樣用？」——我會表達對此的反省與思考。

一言以蔽之，我的核心看法是：工具不應成為「焦慮感」的來源。

你可以把這篇文章當作是一篇摸索期間長達 3 年的 Notion 旅程心得——從期待出發，歷經追求、自我懷疑、疲憊與失望，最終回歸簡潔。

現在，就讓我們來看看，由 Notion 所掀起，有關「提升個人生產力」的萬丈波瀾，與它所帶來的美好「願景」，以及這樣的願景與美夢，為何會變成一種負擔。

誰用 Notion 管理人生？

很多人在文章與影片中分享自己如何用 Notion 高效管理工作與生活，進而「打造○○系統」，達到掌控一切的效果。

這種筆記軟體的「新玩法」，是 Notion 誕生之前少見的，要說 Notion 是以一己之力，打開筆記工具的新格局，大概也不為過。

之所以提到 Evernote，除了因為我曾經是它的愛用者外，也因為在 Notion 誕生以前，它堪稱是筆記鐵王座上的王者。

現在，Notion 接替了它的王座，而且看起來還會稱霸好一段時間。

無所不能的 Notion

Notion 之前，筆記軟體大多只是用來記錄文字的工具——而 Notion 改變了這一切。

它不僅是筆記工具，還可以是資料庫、wiki，甚至能管理專案和團隊協作。

一旦了解了 Notion 的無限可能，心中不免浮出一個「願景」，這也是 All-in-One 流派的提倡者們，所大力鼓吹的「Notion 使用價值觀」：

善用 Notion 的各種功能，最大化提升你的生產力，讓你的人生更加美好！

有了這個願景，你可能也會和我一樣，認真在乎起自己是否真的有「善用」它。

畢竟有 Notion 這把「牛刀」在手，我卻只拿來殺雞，豈不是一種大大的「浪費」？

然而，正是這樣的想法，讓「簡單使用」變得困難。

我的 Notion 之旅

下面就用我的 Notion 之旅，來說明每個階段的我，內心是如何看待這個強大的工具，以及其中的掙扎，與最後的解脫。

它們剛好可以分成四個階段：起、承、轉、合。

起：淺嘗輒止的 Notion 懷疑論者

第一階段：2019 - 2020 上半年。

這段期間就是前面提到的，我使用 Notion 的第一年，此時我仍以 Evernote 作為主力筆記軟體，而 Notion，還只是個配角般的存在。

為什麼？

我的 Notion 啟蒙

毫無疑問，我的接觸 Notion 的起點，就是 Medium 作者黃岳涵的這篇〈矽谷大受歡迎的筆記軟體：Notion.so〉。初看本文，和許多人一樣，我對 Notion 這個新世代的筆記軟體，產生了莫大的興趣。

但實際用了幾天後，我不得不承認，Notion 實在太過複雜！如果沒有下一定的苦工，認真學習它的用法，恐怕很難發揮它的價值。

從該篇文章以後，Notion 在繁體中文市場的知名度逐漸打開——雖然它至今仍然沒有中文版界面😂——大家紛紛開始分享自己使用 Notion 的各種技巧，其中當然不乏前述的 All-in-One 式風格。

比如這篇〈✍️我如何設計個人化 Notion ：打造數位分身〉就是我看到的第一篇，關於怎麼用 Notion 打造所謂「人生管理系統」的分享。

矛盾心理

在看完幾篇這種 All-in-One 使用風格的文章後，我的第一個感受是：排斥。

怎麼說？容我引用〈心得 |《曼無止盡》第40期：Evernote 的重生之路〉一文中的主要論點——「簡陋也不錯」：

好像都是在抱怨，然而這些對我來說都算是「無傷大雅」。正因為沒有太多彈性與可規劃的空間，所以我可以專心記事，不用想東想西。

別誤會！時至今日，Evernote 何止是簡陋而已？——我完全不推薦你使用。要用也是用 Bear 或 UpNote 吧！

Notion 願景：一個難以拒絕的誘惑

但話說又回來，當你看到這些 All-in-One 提倡者們，在文章字裡行間所流露出的那份篤定與自信，你能對「我用 Notion 達成目標、實現夢想，創造美好人生」這樣的宏大願景與想像，感到無動於衷嗎？

我不能😂——我心動了！

況且，我也並非不願學習善用 Notion，好讓它大力為我賦能。

承：大量使用 Notion 做筆記

第二階段：2020 下半年 - 2021。

2020 年下半年起，我開始嘗試用 Notion 製作程式筆記，慢慢增加對它的使用比例，但規模都不算大。直到一次契機，讓我開始深入探索 Notion 的可能性。

我逐步將筆記系統全面轉向 Notion，除了記錄程式、閱讀與學習筆記，也包括工作重點、開會大綱，以及寫作。在這段時間裡，Notion 成為了我的主要工具。

人生管理系統？

雖然使用頻率越來越高，但我仍然覺得這樣的用法只是「量」的擴張，並沒有真正挖掘出 Notion 的「工作流」潛力。我不禁懷疑：是否該嘗試更多，甚至把它打造成一個完整的「人生管理系統」？

然而，像 GTD、時間管理、看板法這些主題，對我來說一直是興趣缺缺。要學習這些方法並加以實踐，動力明顯不足。

於是，我選擇了一個更能推動自己的方式——報名 Notion 訓練營。

轉：參加 Notion 訓練營

2021 年底，我參加了雷蒙舉辦的第二屆 Notion 線上訓練營，目標是提升自己的「任務管理能力」。

相關文章：我參加了 Notion 線上訓練營

在訓練營中，我投入了大量時間與精力，學到了許多 Notion 技巧，也初步掌握了如何將這些元素組織成一套完整的「工作流」。

結訓時，我對未來充滿期待，認為這些新技能可以大幅提升我的生產力。

然而，現實並非如此。

我可以——但凡事都有代價

結訓後，我將自己的 Notion database 大幅改造成訓練營中所學的「工流作」模式，並加入了全新的「GTD 看板」來進行任務管理。

一切看似順利，直到一個月後，我發現這套系統過於繁瑣，難以維持。

最終，我不得不將改造的部分全部還原，甚至徹底放棄了 GTD 的使用。

這也是為什麼，我在文末提到要「另闢篇章再聊」心得部分，卻不了了之——因為根本沒有後續，怎麼好意思獻醜呢？😂

最大的收獲

此情此景，大大出乎了我的預料。原本以為：一旦有了「任務管理能力」，我一定可以很快將這些新技能，融入到工作與學習中——然而事與願違。

「賦能式挫敗」

這樣的結果不禁讓人失落——我看似學到很多，卻感覺自己更加無力。甚至一併懷疑起原有的 Notion 用法，是否真的合適？

如此窘境，是賦能也是挫敗，更是對我原有筆記思維與價值體系的巨大衝擊。我不得不好好反省，沉澱自己所有關於 Notion 的理解與美好想像，一步一步思索、推敲，試圖找出問題所在。

從這個時候開始，我才真正意識到：Notion 的「強大與複雜」所帶給我的，與其說是「賦能」，不如說是「負擔」。

同時隱約察覺——或許不是方法有問題，而是我的方向錯了。

重新理解數位工具

雖然未能將所學的一切堅持下去，但我確實成長了——我更懂得如何看待這些工具，讓它們為我所用，且不再敬畏於它們的強大。

我重新理解到：在「明確信念與需求」的前提下，無論功能再多、再強，工具所能扮演的角色，都「必須」是有限的——我們得刻意限制。

這確信與篤定，來自於我在「筆記」這條路上的認真投入，與挫敗。

類似的經驗，讓我想起了〈告別法律〉一文中，曾有過的刻骨銘心感受：

有時候，你的堅定，正來自於過去的付出與失落。

可以說，這份撥雲見日般的自信，就是我所獲得的最大回報。對我而言，甚至是一種「解脫」——從此以後，我停止了對 Notion 的焦慮、追逐與自我懷疑。

就像我當初告別法律一樣。

合：我對 Notion 的最終理解——簡潔才是王道

第四階段：2022 至今。

從前，我不擅長用 Notion 做任務管理，所以懷疑自己：是不是還沒有把它用好？

後來，我有能力且嘗試了，最終得到這個命題的答案：「可以，但不必要」。

能夠不等於必要

很多事情你能，但你不一定想去做，因為價值有限或回報不夠誘人。比如花費 1 小時在網路上比價，最終只省下 10 塊錢，怎麼想都不值。

話雖如此，倘若你可以「持續」使用 Notion 來管理人生中的大小事，讓自己更有生產力、做事更有條理。那這樣的回報，可一點也不低。

然而，在真正付諸實踐後，我發現最大的問題是——要堅持，並不容易。

回報誘人，但代價高昂

一般來說，任何事若需要你天天記錄、日日執行，往往都是很違反人性的要求。

哪怕對我這樣的記錄控而言，我也只會選擇「很少」的事項，在 Google Sheets 進行每日記錄，這些項目一般不會超過 10 個，且記錄的方式都非常簡單——因為只要稍微複雜一點，就註定難以持續。

我的 Google Sheets 記錄一隅

同理可知，想用 Notion 持續運行一個「工作流」，真的實踐起來，可比我上述的簡單記錄，要複雜且耗能得多。

首先你要先設計好整個流程架構、關聯各式各樣的 database 不說，還需要在事物狀態有所變化時，適時地記錄下來，以便及時反映在 Notion 中。

Notion 或許能做出一個，方便你一站式管理「當前人生各種狀態、指標」的儀表板，但其中的「資料」，卻需要你持續手動輸入。

維持工作流持續運轉，是個「體力活」

無論你的「Notion 工作流」設計得多麼精巧——資料庫關聯、自動更新等，很遺憾，對這套「系統」每一天的落實、記錄，大多仍須由你「手動」執行。

儘管網路上有眾多模板可以直接套用，但是，你設計出的工作流，其中最核心的部分，還是只能由你自己人工維護。

這是一個不折不扣的體力活，大腦的體力活。很多時候，你需要按部就班地完成記錄與填寫，看似條理分明，實則耗費精力。

文章與影片常常強調，用 Notion 管理人生的回報多麼巨大，但很少有人提醒你，這也需要付出相當的代價——你的時間。

如果你也認同《Deep Work 深度工作力》一書中「深度工作一天不會超過 4 小時」的觀點，那麼，記錄工作流的時間代價，恐怕遠比你想像中大。

你是哪一種人？

在我看來，用 Notion 建立一套流程，然後每天 run 這個流程，其中要投入的時間心力與維護成本極高，需要「很大的動力」才能持續。

如果你問我，我並不願意，因為我已經用行動證明——我真的無法持之以恆。

但是，如果你的動力很強，那這套模式就可能玩得轉——你將獲得屬於你的豐厚回報。可我仍想提醒，做這件事之前，我們不妨先自問：「自己是屬於哪一種人？」

第一種人：生產力狂魔

這裡的「魔」是不折不扣的恭維，猶如魔法一般。

你得承認，有些人就是紀律良好且生產力過人，一樣時間他們能產出數倍成果，且品質有保證。比如閱讀前哨站站長「瓦基」，在台積電當工程師時，他能利用下班時間完成大量書籍閱讀與心得輸出，週而復始，筆耕不綴，進而實踐了自己的志業。

這類人可能會在文章或訪談中，表示自己也是一個拖延症患者，但你可千萬別當真！

不是指他們在說謊，而是他們即使拖延，也往往能透過自我調整，快速回到正軌。因為這類人的自我要求，通常都很高。

而我們的拖延——就是真的只是拖延XD。

第二種人：普通人

既不特別上進，也不特別懶惰。

想要不等於需要

有了前面的鋪墊，相信你應該不至於輕易以為：只要自己「用對了方法」——比如善用 Notion 管理人生——就能和前述第一種人，有著同等的品質與產出。

我不會說不可能，但事實通常是——我們打從心底「沒有這麼強的動力」，去創造這麼多產出。否則這世界應該遍地都是瓦基了。

換句話說，儘管每個人有自己的追求，我們也都「想要」做得更多、更好。但我相信：其實「高產出」並非大部分人真正的核心追求。

既然不是核心追求，則因此動力有限，乃人之常情；既然動力有限，你就不太容易維持所謂的「Notion 工作流」、「人生管理系統」。

畢竟，如前所述，它們的代價可是非常高昂的。

我以為我想要

更別說，很多時候，我們只是「以為自己想要」。

就像我，看到別人把 Notion 用得飛起，心生羨慕，以為那就是我想要的！結果學習、實踐一波之後，很快就赫然發現——原來我並不需要。

本文並非否定個體對於高產出的追求與實現可能。只是在行動之前，我們仍不妨再次問自己：「對我而言，什麼才是『最核心』的追求？」

是把「很多事情」都做得很好？還是把「最重要的幾件事」做好？

現在，我選擇後者。

相關文章：為什麼你「不需要」所謂的人生管理系統

無所不能就是 Notion 的最大缺點

關於 Notion 的使用，我們已經聊了很多。最後，讓我們回到 Notion「本身」。

在用過這麼多款風格截然不同的筆記軟體後，我不得不深深相信：

產品本身的強烈特質，將會大大影響你使用它的習慣與價值觀。

所以，除了探討 All-in-One 式使用 Notion 的潛在困境，我們更要聊聊它自身的特質。

無所不能、用法多元，無疑是 Notion 最鮮明的特質，更是 Notion 之所以能有一大票「All-in-One 教信徒」的根本原因。這點，其餘筆記 app 幾乎難以望其項背。

對此，你不得不佩服 Notion，它確實強大！

但很遺憾——儘管不意外——這也是它的「致命傷」所在。

換言之，如果說 Evernote 的主要缺點是太過「簡陋」，Notion 的問題則恰恰相反——太過「豐富」。

連資深教學文也公認的 Notion「缺點」

如果你用「notion」這個關鍵字來 google，第一頁就會有滿滿的、手把手教你怎麼使用 Notion 的教學文章，比如這兩篇：

這兩篇堪稱全面的教學文，都不約而同地幫你整理了 Notion 的主要優、缺點。其中一個「缺點」，則是兩邊都認同的，引述如下：

功能強大複雜，因此也不好上手（第一篇）

功能多且較複雜，相較其他筆記軟體，需花點時間上手（第一篇）

相較於其他筆記軟體，功能多且較複雜，需花較長的時間學習（第二篇）

這些論述都大同小異，可以明顯歸納出，Notion 的最大缺點就是功能太多、太複雜。因為功能多，所以無所不能，但也因此上手難度高。

想當然爾，這些教學文只會告訴你「Notion 的上手難度較高、需要花點時間學習」，彷彿暗示著：一旦你上手了，剩下的都不是問題。

但它們不會告訴你的是：何止上手難度高？維護成本——其實也很高，一樣需要花掉你很多時間。

無所不能的「詛咒」

Notion 的強大功能固然令人驚嘆，但這樣的「無所不能」也帶來了新的困境：

難以專注：你能做的事太多，往往同時追求多個目標，最終注意力被分散，產出也大多差強人意。
容易半途而廢：你總是試圖發揮工具的全部潛力，但因為缺乏明確的方向，很容易放棄。

正因為 Notion 能做的事實在太多，我們更需要刻意限制它的角色。與其追求大而全的人生管理系統，不如聚焦於最核心的用途，讓它真正為你所用。

這樣的取捨，或許才是用好 Notion 的關鍵。

結語：最小阻力之路

綜上所述，本文想表達：無論你是生產力狂魔，還是普通人，這些都無妨。重要的是，我們總是得為自己的選擇付出代價。

所以，基於一定的自知之明，悉心為自己挑選「能夠負擔、能天天貫徹」的前行之路，無疑是不變的正道，或許可以稱之為「最小阻力之路」。

重劍無鋒，大巧不工

用 Notion 管理人生，是個存在於真實世界的美夢，且必然有人能夠實現它。

但很可能不是你。

至少不是我。

作為一個對自己有所了解的人，我們可以選擇更好、更簡單的方式：只使用 Notion 的局部功能——它最出色的部分——並將它其餘美好都拋諸腦後，大方地視為不存在。

下一篇將探討，使用 Notion 3 年後，我「為何」選擇畫地自限，讓它回歸為一項單純的筆記工具，並充分為我所用。

且容我斗膽地認為，對多數人而言，「簡單使用」或許才是面對強大的 Notion，最好也最自得的相處模式——這個議題，我們還要繼續。

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