使用 Notion 滿 3 年,為何我仍「不推薦」用它來管理你的人生?
文章目錄
by Myriam Wares
Notion 這款強大的筆記軟體服務,從 2018 年開始打響名號,短短數年之間,已襲捲全球,在中文世界(香港 + 台灣)也收獲了不少使用人口——包括我。
回首 10 年前的筆記霸主,應屬當時剛成為獨角獸(估值達 10 億美元),鋒頭正健的 Evernote。那時如果你跟別人說你有在用 Evernote,而對方也知道那是什麼,則可能會對你肅然起敬,表示佩服。
畢竟,在遙遠的 2012 年,熱衷於使用筆記軟體的人,相對還是小眾。
10 年後的今天,資訊爆炸,我們所處的世界,已和過去大不相同,堪稱是筆記軟體的「戰國時代」——選擇五花八門,讓人眼花撩亂。
對許多人而言,筆記軟體更是工作與生活不可或缺的一部分。而昔日王者 Evernote,如今已垂垂老矣,不值一提。
放棄 Evernote,擁抱 Notion
2020 年我曾在 Medium 上寫過這篇〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉,祈禱著 Evernote 不要倒閉。因為當時,它仍是我的筆記主力(雖然已到了強弩之末)。
不久後,我就正式棄用 Evernote,改以 Notion 作為我的筆記主力。
經過 3 年多相處,與最近兩年的大量使用、嘗試,我對 Notion 有了比較完整的心得、感受,與整體評價。如標題所言,我並不推薦使用 Notion 來管理你整個人生,或試圖將它打造成一個可以掌握一切的主控台——儘管這聽起來確實很吸引人。
至於「為什麼不?」,則是這整個系列文章所要探討的。
系列:Simple Notion——我的 Notion 簡潔之道
- 使用 Notion 滿 3 年,為何我仍「不推薦」用它來管理你的人生?
- 少則得,多則惑:使用 Notion 時的兩個常見陷阱
- 剛剛好:Notion database「反複雜」使用指南
本文目錄
- 系列簡介
- 文章架構與組成
- 誰用 Notion 管理人生?
- Notion——筆記界的「無限手套」
- 我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑
- 起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑論者
- 承:大量使用 Notion 做筆記
- 轉:參加 Notion 訓練營
- 最大的收獲
- 合:我對 Notion 的最終理解——簡潔才是王道
- 維持工作流持續運轉,是個「體力活」
- 你是哪一種人?
- 想要不等於需要
- 無所不能就是 Notion 的最大缺點
- 無所不能的「詛咒」
- Notion 替代品?
- 真正的替代——顛覆既有規則
- 結語:最小阻力之路
系列簡介
整個系列主要圍繞「如何簡單用好 Notion」這個議題展開,表達我的看法與介紹實際使用場景,並對 Notion 的一大主流——All-in-One 式使用——提出不同意見。
這類 All-in-One 使用方式,常常伴隨著下列描述(承諾):
- 我用 Notion 高效管理工作與生活,重新找回人生掌控權。
- 透過 Notion「打造○○系統、輕鬆整合✕✕」,讓我可以一站式管理一切。
- Notion 幫助我實現夢想,完成目標,創造屬於我的美好人生。
是不是覺得有點眼熟呢?😎
而本系列的核心精神,正好相反。主要探討「如何簡潔使用 Notion」:既沒有要打造「○○系統」,更無意追求 Notion 成效最大化——因為往往適得其反——避免它成為一種潛在的心理負擔。
Notion 這麼棒,真的會變成心理負擔嗎?我這 3 年的結論是:「會,而且很容易。」所以我們才需要有意識地使用,於是有了本系列的誕生。
文章架構與組成
系列共有 3 篇文章。其中第 1 篇——也就是本篇——用來點題及論證,進而推導我想要表達的核心價值觀——Notion 簡潔之道。
第 2、3 篇則是關於我使用 Notion 的具體場景、曾經遇過的困境,但不會有詳細的 Notion 教學,而是著重於「如何避免」這些困境。
不過有另寫了一篇很符合本系列宗旨的教學文!——〈 Notion 教學:10 個我最常用的 Markdown 語法與快捷鍵介紹〉
在我看來,工具的技巧,並非重點,需要的時候再熟悉就好。重點在於「為何這樣用?為何不那樣用?」——我會表達對此的反省與思考。
我的核心看法是:工具不應該成為「焦慮感」的來源。
透過具體的心得分享與建議,讓我們都可以成為更好——至少是「更輕鬆」——的筆記使用者、學習者。
好,進入正題,你可以把這篇文章,當作是一篇摸索期間長達 3 年的 Notion 旅程心得——從期待出發,歷經追求、自我懷疑、疲憊與失望,最終回歸簡潔。
現在,就讓我們來看看,由 Notion 所掀起,有關「提升個人生產力」的萬丈波瀾,與它所帶來的美好「願景」,以及這樣的願景與美夢,為何會變成一種負擔?
誰用 Notion 管理人生?
為避免「先射箭再畫靶」的窘境,我們必須先問一個問題:「這個世界上,真有很多人提倡用 Notion 管理自己的人生(即工作與生活)嗎?」
許你一個 Notion 人生管理夢
要回答這個問題,我們可以試著用「notion life」這樣隨興的關鍵字組合(連 organize 都不需要)google 一下就會發現——你能輕鬆找到大量相關的影片或文章,比如:
- How To Organise Your Life With Notion(文章)
- 5 Proven Ways You Can Use Notion to Organize Life and Work(文章)
- HOW TO ORGANIZE YOUR LIFE WITH NOTION! (with template!)(影片)
內容眾多,族繁不及備載,顯然是 Notion 使用上的一大主流(至少算是具備推廣力與號召力的風格主流)。
你可能和一開始的我一樣,覺得 Notion 實在太複雜,就只是想簡單用一下,不想要深入了解它。不得不說,這也不失為一個好的做法。
但實際上很難。
我相信,一旦你看過上述這些影片與文章,你很可能就不再滿足於簡單使用,而會不禁思考自己是不是能夠善用 Notion「做更多、做更好」。
簡單使用並不簡單
換言之,簡單使用其實一點也不簡單,因為「想要更多、更好」才是人之常情。
尤其一個願意使用 Notion 的人,很可能同時具備了「熱愛學習」的特質。正因如此,我認為所謂「簡單使用」的狀態,其實並不容易維持。
除非你總是有意識地這麼做。
而當你想更進一步學習「如何用好 Notion」時,潘朵拉的盒子就會正式開啟。
下下段,我會以自己的經歷為你闡述,一個 Notion 使用者可能會遇到的困惑與挑戰。但我們還是先來聊聊:「為什麼很多人選擇用 Notion 來管理人生?」
Notion——筆記界的「無限手套」
要說 Notion 是以一己之力,打開筆記工具的新格局,大概也不為過。
之所以提到 Evernote,除了因為我曾經是它的愛用者外,也因為在 Notion 誕生以前,它堪稱是筆記鐵王座上的王者。現在,Notion 接替了它的王座,而且看起來還會稱霸好一段時間。
換句話說,在我眼中,筆記軟體的主要競爭現狀就是——Notion 和 others。
無所不能的 Notion
Notion 的霸主地位,來自它於的「無所不能」。
在 Notion 之前的筆記軟體,就「只是」一個用來寫筆記的工具。但 Notion 不同,它不止可以做網站,輕鬆化身資料庫、wiki、個人知識管理工具,還能在多種呈現方式——即「視圖(database view)」——之間快速切換。
更厲害的是,這些視圖竟然還包括了專案管理最常見的看板、甘特圖,不禁讓人感嘆:「哇,這 app 野心很不小啊!」
沒錯,第一次看到 Notion,我想不震驚也難,不禁懷疑——它真的只是筆記軟體嗎?不!它不是,它是一隻「無限手套」!🧤
當你擁有一隻無限手套
任何人在了解了 Notion 的功能後,都不難聯想到:它可以建構一個強大的控制中樞,拿來管理日常的工作待辦事項(即所謂的 GTD)、記錄知識與學習、建立讀書清單、監控專案進度,等等等等。
沒錯,它確實有這個潛力,且 Notion 官方也一直企圖說服你——Notion 不止是個筆記工具,它更是一個強大的協作平台,一個 Workspace。
一旦你了解了 Notion 的無限可能,心中不免浮出一個「願景」:用它來管理一切,優化工作與生活,成為一個生產力大師、快速學習高手!
這也是上述 All-in-One 流派的提倡者們,所大力鼓吹的「Notion 使用價值觀」:
善用 Notion 的各種功能,最大化提升你的生產力,讓你的人生更加美好!
有了這個願景,你可能也會和我一樣,認真在乎起自己是否真的有「善用」它。
畢竟,有 Notion 這把「牛刀」在手,我卻只拿來殺雞,豈不是一種大大的「浪費」?一旦萌生了這樣的想法,我們便很難再簡單使用。
我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑
「筆記之道應該要保持簡潔,而非充斥各種工具方法論。」
「我有我的價值觀,我知道 Notion 複雜而強大,但我就不想那樣用!」
以上是我接觸 Notion 早期的心情,你可能也有類似想法,但我終究沒能逃過「潘朵拉的誘惑」——無論如何試圖說服自己,我始終會不斷懷疑:「我是不是真的已經善用了 Notion?發揮了它的所有潛力?」
整個心路歷程,就像是一場「關於 Notion 的自我救贖之旅」。
你可能會想問:「不就是一個做筆記數位工具而已,有那麼誇張嗎?」沒錯,但在我們這些筆記愛好者的眼中,筆記工具真的「很難只是」工具——
我們總是為它注入了太多想像與期待。
下面就用我的 Notion 之旅,來說明每個階段的我,內心是如何看待這個強大的工具,以及其中的掙扎,與最後的解脫。
很巧的,它們剛好可以分成四個階段:起、承、轉、合。
起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑論者
第一階段:2019 - 2020 上半年。
這段期間就是前面提到的,我使用 Notion 的第一年,此時我仍以 Evernote 作為主力筆記軟體,而 Notion,還只是個配角般的存在。
為什麼?
我的 Notion 啟蒙
毫無疑問,我的接觸 Notion 的起點,就是 Medium 作者黃岳涵的這篇〈矽谷大受歡迎的筆記軟體:Notion.so〉。初看本文,和許多人一樣,我對 Notion 這個新世代的筆記軟體,產生了莫大的興趣。
但實際用了幾天後,我不得不承認,Notion 實在太過複雜!如果沒有下一定的苦工,認真學習它的用法,恐怕很難發揮它的價值。
從該篇文章以後,Notion 在繁體中文市場的知名度逐漸打開——儘管它至今仍然沒有中文版界面😂——大家紛紛開始分享自己使用 Notion 的各種技巧,其中當然不乏前述 All-in-One 式風格,比如這篇:
就是我看到的第一篇,關於怎麼用 Notion 打造所謂「人生管理系統」的分享。
附帶一提,這篇寫得還真不錯,詮釋了怎麼用 Notion 打造基本的「工作流」。尤其是這一段:
6. 工作流程 Workflow
我使用 Notion 處理每項任務都會經過下面的流程:
- 腦袋清空 — 將腦袋中的任何事情寫到 Inbox 裡面
- 確認任務複雜度 — 問自己,這個任務是否需要牽涉多的行動。若是簡單的任務,就馬上處理。若是超過一定的複雜度,就
- 釐清任務內容
- 開始工作 — 將過程與思考紀錄在 Project Page 裡或是 Actions List
- 完成 — 將紀錄歸檔在 Project Page 並在 Log 裡面定期檢討
如果這是你想要的,不妨參考參考。
矛盾心理
在看完幾篇這種 All-in-One 使用風格的文章後,我的第一個感受是:排斥。
怎麼說?容我引用〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉一文中的主要論點——「簡陋也不錯」:
好像都是在抱怨,然而這些對我來說都算是「無傷大雅」。正因為沒有太多彈性與可規劃的空間,所以我可以專心記事,不用想東想西。
但是別誤會!時至今日,Evernote 何止是簡陋而已?——我完全不推薦你使用。
如果你正在尋找一款和 Evernote 界面相似、使用邏輯相仿,且符合現代潮流的 app,那麼我誠摯推薦自己也有在用的 Bear。(可惜它只限 macOS 與 iOS 平台)
Bear 筆記軟體
回到正題。仔細思考,不想認真學習 Notion,最主要的理由可能是:我擔心如果真的開始深入了解 Notion,我可能會被它五花八門的功能所「淹沒」。所以,相較之下,Evernote 的簡陋反而是件好事。
這裡的「淹沒」指的是:我可能會無法停止思考——還有沒有什麼更好的用法?是否有什麼重要的功能是我還不知道的?汲汲營營,想想心就累。
Notion 願景:一個難以拒絕的誘惑
但是!話說又回來,當你看到這些 All-in-One 提倡者們,在文章的字裡行間所流露出的那份篤定與自信,你還能對「我用 Notion 達成目標、實現夢想,創造美好人生」這樣的宏大願景與想像,感到無動於衷嗎?
我想我不能。
況且,我也並非不願學習善用 Notion,好讓它大力為我賦能。
卻步的主要原因,如前所述,可能是擔心自己無法做好,於是產生了一種微妙的情緒、矛盾的心理——看到別人很厲害,我也想學習,但又怕畫虎類犬,所以乾脆告訴自己:「那才不是我要的!」
然而真相究竟如何?是「賦能」還是被「淹沒」?沒試過不得而知,但這個時候的我,還沒有足夠動力跨出第一步。只能繼續搖擺不定,保持觀望。
承:大量使用 Notion 做筆記
第二階段:2020 下半年 - 2021。
實際上,早在 2020 年 10 月發表那篇對 Evernote 的擔憂文之前,我就已意識到可能不再適合用 Evernote 做筆記。畢竟考慮到它財務不佳的前景,萬一哪天真倒了,勢必對我造成困擾。
加上其後續一次又一次的改版,猶如在走回頭路,使用者體驗愈改愈差,著實讓人無語。作為多年的 Evernote 愛用者,我也不得不承認:Evernote 真的老了!——它已經遠遠落後於這個時代,且無力再追趕。
所以,2020 年下半年起,我開始嘗試在 Notion 製做程式筆記,慢慢增加對它的使用比例,但規模都不算大。真正開始大量使用 Notion,則是因為另一個契機。
認識 Notion 達人
2020 年中,我認識了侯智薰(雷蒙)。在後來的一次活動合作裡,我發現他把 Notion 玩得非常溜!讓我嘆為觀止,也讓我見識到,原來 Notion 真能如此這般神奇。
不久後,我便從原本的「牛刀小試」,開始全面向 Notion 靠攏,並看了好些教學——所幸網路上最不缺的就是資源。絕大部分的筆記,也都改在 Notion 上實現。
除了拿 Notion 來做大量程式與閱讀、學習筆記(這些佔了我筆記的 7 成),我還用它來記錄工作開發上的重點與坑點,以及每次開會要報告、討論的內容大綱。
當然,也包括寫作。
很多,但還不夠
總之,工作、學習、程式與寫作,都是我使用 Notion 的大宗,雖然看起來已經算是個相對重度的用戶,但就我所知,真正「厲害」的人,可不止如此。
畢竟我上述的做法,無論實踐得再多,都只是各式筆記的「堆砌」而已,都屬於「量」的擴張——不斷重複擅長的事。
儘管這些筆記對我確實有相當助益,但我仍然沒有像前面提到的那些 All-in-One 文章一般,把 Notion 打造成一個「工作流」——讓人感覺它就像是個複雜的有機體。
最後一塊拼圖?
所以,我依舊不禁懷疑:自己能否像那些高手般,把 Notion 用的飛起?
必須承認:GTD、時間管理、任務規劃、看板法等等,一直都是我興趣缺缺的主題。長期以來,我都是透過「大量的記錄」,來對重要事物進行監控、評估與改善。
所以,要學習怎麼把 Notion 打造成所謂的「人生管理系統」,等於是要再次問自己:「對我而言,這些是不是真的必要?」
這個問題,如前所述,沒試過沒答案。但叫我自己看書、看影片學習,也很難有興致,因為我的動力不足——我需要有人逼著我實踐。
於是我報名了 Notion 訓練營。
轉:參加 Notion 訓練營
2021 年底,我參加了雷蒙舉辦的第二屆 Notion 線上訓練營。
相關文章:我參加了 Notion 線上訓練營
如文中所言,我的參加的動機,其實主要就一個:
在這裡只講一下參加的理由,那就是我想要有效提升「任務管理能力」。
所謂「任務管理能力」,其實就代表了我對那些 GTD、時間管理的種種期待與想像。透過 Notion,我來試試這些東西對我而言,是不是真的 match。
訓練營架構簡介
這屆訓練營總共分成四週,各有不同主題,且每一週都要交一份作業,作為當週學習方向與課程內容的成果展示。
作業評比分為「完成作業」與「優秀作業」,你可以想成它們分別代表了 60 分的作業和 80 分以上作業。四週都拿到優秀作業的人,則可以以「優秀學員」的身分結訓——這就是我的目標!
只有每週都盡力完成作業,我才能仔細確認:「精緻」的 Notion 使用方式,是否真的適合我。
這四週的學習主題大致是:
- 使用 Notion 做一個自我介紹網頁。
- 使用 Notion 進行任務管理(本次學習重點)。
- 使用 Notion 做個人知識管理(我本來就在做的事,只是這裡更複雜)。
- 結合前三週的成果,做一個屬於自己的入口網站,同時呈現上述三者。
不得不說,想拿到每週的優秀作業,必須投入相當的心力、時間。以致於那時幾個一起參加訓練營的朋友,我們常常週末都在「寫作業」。
這些投入,沒有白費,只是「回報的方式」和原先所想的略有不同而已。
優秀學員
最終,我如願拿到了優秀學員,不僅學到了大量 Notion 技巧,也更懂得如何有效組織這些 Notion 元素,並將它們打造成一個完整的流程與架構,也就是前面說的有機體、工作流。
結訓當下,我對自己接下來會如何運用這些新技能,進而為自己日後「任務管理能力」迎來質的飛躍,感到無比興奮。所以才會在文末寫下:
究竟提升的能力是否真如我所言,能讓我實現更多小目標?就看明年上半年的表現了。
雖然像是個「疑問句」,但實際上我當時心裡想的是:「嘿嘿,有了這些技能,我當然可以囉!」
可惜很快就打自己臉了😭。
我可以——但凡事都有代價
結訓後,我把我原有的 Notion database 架構,相當程度地修改成訓練營中所學到的「工流作」模式,並且加入了全新的「GTD 看板」,用來進行任務管理。
一切看上去都很美好,畢竟我已經有所不同。
然而,一個月去,結果就是:我將結訓後對 Notion 的改造,全部還原回原來的樣子。而 GTD 部分更是直接被我廢棄。
這也是為什麼,我明明在文末提到要「另闢篇章再聊」心得部分,後來卻不了了之——因為我根本就沒有繼續實踐,怎麼好意思獻醜?😂
最大的收獲
此情此景,大大出乎了我的預料。原本以為:一旦有了「任務管理能力」,我一定可以很快將這些新技能,融入到工作與學習中——然而事與願違。
「賦能式挫敗」
這樣的結果不禁讓人失落——我看似學到很多,卻感覺自己更加無力。甚至一併懷疑起原有的 Notion 用法,是否真的合適?
如此窘境,是賦能也是挫敗,更是對我原有筆記思維與價值體系的巨大衝擊。我不得不好好反省,沉澱自己所有關於 Notion 的理解與美好想像,一步一步思索、推敲,試圖找出問題所在。
從這個時候開始,我才真正意識到:Notion 的「強大與複雜」所帶給我的,與其說是「賦能」,不如說是「負擔」。
同時隱約察覺——或許不是方法有問題,而是我的方向錯了。
重新理解數位工具
雖然未能將所學的一切堅持下去,但我確實成長了——我更懂得如何看待這些工具,讓它們為我所用,且不再敬畏於它們的強大。
我重新理解到:在「明確信念與需求」的前提下,無論功能再多、再強,工具所能扮演的角色,都「必須」是有限的——我們得刻意限制。
這確信與篤定,來自於我在「筆記」這條路上的認真投入,與挫敗。
類似的經驗,讓我想起了〈告別法律〉一文中,曾有過的刻骨銘心感受:
有時候,你的堅定,正來自於過去的付出與失落。
可以說,這份撥雲見日般的自信(只限於筆記軟體),就是我所獲得的最大回報。對我而言,甚至是一種「解脫」——我從此停止了對 Notion 的焦慮、追逐與自我懷疑。
就像我當初告別法律一樣。
合:我對 Notion 的最終理解——簡潔才是王道
第四階段:2022 至今。
從前,我不擅長用 Notion 做任務管理,所以懷疑自己:是不是還沒有把它用好?
後來,我有能力且嘗試了,最終得到這個命題的答案:「可以,但不必要」。
能夠不等於必要
很多事情雖然你能,但你不一定想去做,可能因為價值有限,或回報不夠誘人。比如花費 1 小時在網路上比價,最終只省下 10 塊錢,怎麼想都不值。
話雖如此,倘若你可以「持續」使用 Notion 來管理人生中的大小事,讓自己更有生產力、做事更有條理。那這樣的回報,可一點也不低。
然而,在真正付諸實踐後,我發現最大的問題是——要堅持,並不容易。
因此,從回報的角度看,我似乎該勇往直前,但考慮到付出的成本,結果卻荒廢了。
回報誘人,但代價高昂
一般來說,任何事若需要你天天記錄、日日執行,往往都是很違反人性的要求。
哪怕對我這樣的記錄控而言,我也只會選擇「很少」的事項,在 Google Sheets 進行每日記錄,這些項目一般不會超過 10 個,且記錄的方式都非常簡單——因為只要稍微複雜一點,就註定難以持續。
我的 Google Sheets 記錄一隅
同理可知,想用 Notion 持續運行一個「工作流」,真的實踐起來,可比我上述的簡單記錄,要複雜且耗能得多。
首先你要先設計好整個流程架構、關聯各式各樣的 database 不說,還需要在事物狀態有所變化時,適時地記錄下來,以便及時反映在 Notion 中。
Notion 或許能做出一個,方便你一站式管理「當前人生各種狀態、指標」的儀表板,但其中的「資料」,卻需要你持續手動輸入。
維持工作流持續運轉,是個「體力活」
無論這個「Notion 工作流」的流程架構,你設計得如何精巧絕妙——比如善用資料庫關聯、串接 No-Code 服務自動更新等等——讓你真的很省時省力。
很遺憾,對這套「系統」每一天的落實、記錄,大多仍須由你「手動」執行。
哪怕 Notion 有 API 整合,可以省下一些時間。網路上也有眾多模板,供你直接套用。但是,你設計出來的工作流,其中最核心的部分,往往只能由你自己——手動維護。
所以,真正的問題只有一個:
你願不願意?
願不願意付出「相當的代價」,來獲得相當的回報?
毫無疑問,這份回報是誘人的,但代價亦屬高昂——這是個不折不扣的體力活,大腦的體力活。
在這個過程中,理論上你不需要思考太多,很多時候就是按部就班地把該記錄的記錄、該填上的填上,但也讓你看起來像個「生產線工人」。當工人不是問題,因為效率高,問題在於「大腦的重複、機械性勞動」所帶來的無趣感與排斥心理。
文章與影片會告訴你,用 Notion 管理人生有多麼美好、帶來的生產力有多麼巨大。但往往不會提醒你,你需要付出的「代價」。
你的時間,才是你最珍貴的資產
這些代價的本質,就是時間。
我們來做個簡單的思想實驗:試想,我現在有一套時間管理術,能讓你做事更有條理、更加高效,其回報相當於你每天會多出 2 小時,你願不願意嘗試?
如果是我,當然願意。
不過,我還沒有告訴你的是:要維持這套時間管理術的運作,你每天需花費 1 小時。如此,你還願意嗎?
你心想:這不是小學數學嗎?2 - 1 = 1
,我還是賺啊!當然可以。
然而,這 1 小時可不是讓你坐著發呆、等待時間流逝就行,而是需要你手動執行好些複雜度不一的管理任務、不定期更新任務狀態,必要時還得記錄下來。
換句話說,這是「需要消耗大量精力」的 1 小時。(在現實生活裡,這 1 小時會分散在一天中的各個時候,而非一次性完成)
如果你也認同《Deep Work 深度工作力》一書中「深度工作一天不會超過 4 小時」的觀點,那麼,這 1 小時的代價,恐怕遠比想像中大。
你是哪一種人?
在我看來,用 Notion 建立一套流程,然後每天 run 這個流程,其中要投入的時間心力與維護成本極高,需要「很大的動力」才能持續。
如果你問我,我並不願意,因為我已經用行動證明——我真的無法持之以恆。
但是,如果你的動力很強,那這套模式就可能玩得轉——你將獲得屬於你的豐厚回報。可我仍想提醒,做這件事之前,我們不妨先自問:「自己是屬於哪一種人?」
第一種人:生產力狂魔
這裡的「魔」是不折不扣的恭維,猶如魔法一般。
你得承認,有些人就是紀律良好且生產力過人,一樣時間他們能產出數倍成果,且品質有保證。比如閱讀前哨站站長「瓦基」,在台積電當工程師時,他能利用下班時間完成大量書籍閱讀與心得輸出,週而復始,筆耕不綴,進而實踐了自己的志業。
這類人可能會在文章或訪談中,表示自己也是一個拖延症患者,但你可千萬別當真!
這並不是說他們在說謊,而是他們即使拖延,也往往能透過自我調整、反思而快速回到正軌。因為這類人的自我要求,通常都很高。
而我們的拖延——就是真的只是拖延XD。
第二種人:普通人
既不特別上進,也不特別懶惰。
想要不等於需要
有了前面的鋪墊,相信你應該不至於輕易以為:只要自己「用對了方法」——比如善用 Notion 管理人生——就能和前述第一種人,有著同等的品質與產出。
我不會說不可能,但事實通常是——我們打從心底「沒有這麼強的動力」,去創造這麼多產出。否則這世界應該遍地都是瓦基了。
換句話說,儘管每個人有自己的追求,我們也都「想要」做得更多、更好。但我相信:其實「高產出」並非大部分人真正的核心追求。
既然不是核心追求,則因此動力有限,乃人之常情;既然動力有限,你就不太容易維持所謂的「Notion 工作流」、「人生管理系統」。
畢竟,如前所述,它們的代價可是非常高昂的。
我以為我想要
更別說,很多時候,我們只是「以為自己想要」。
就像我,看到別人把 Notion 用得飛起,心生羨慕,以為那就是我想要的!結果學習、實踐一波之後,很快就赫然發現——原來我並不需要。
本文並非否定個體對於高產出的追求與實現可能。只是在行動之前,我們仍不妨再次問自己:「對我而言,什麼才是『最核心』的追求?」
是把「很多事情」都做得很好?還是把「最重要的幾件事」做好?
現在,我選擇後者。
無所不能就是 Notion 的最大缺點
關於 Notion 的使用,我們已經聊了很多。最後,讓我們回到 Notion「本身」。
在用過這麼多款風格截然不同的筆記軟體後,我不得不深深相信:
產品本身的強烈特質,將會大大影響你使用它的習性與價值觀。
所以,除了探討 All-in-One 式使用 Notion 的潛在困境,我們更要聊聊它自身的特質。
無所不能、用法多元,無疑是 Notion 最鮮明的特質,更是 Notion 之所以能有一大票「All-in-One 教信徒」的根本原因。這點,其餘筆記 app 幾乎難以望其項背。
對此,你不得不佩服 Notion,它確實強大!
但很遺憾——儘管不意外——這也是它的「致命傷」所在。
換言之,如果說 Evernote 的主要缺點是太過「簡陋」,Notion 的問題則恰恰相反——太過「豐富」。
連資深教學文也公認的 Notion「缺點」
如果你用「notion」這個關鍵字來 google,第一頁就會有滿滿的、手把手教你怎麼使用 Notion 的教學文章,比如這兩篇:
這兩篇堪稱全面的教學文,都不約而同地幫你整理了 Notion 的主要優、缺點。其中一個「缺點」,則是兩邊都認同的,引述如下:
- 功能強大複雜,因此也不好上手(第一篇)
- 功能多且較複雜,相較其他筆記軟體,需花點時間上手(第一篇)
- 相較於其他筆記軟體,功能多且較複雜,需花較長的時間學習(第二篇)
這些論述都大同小異,可以明顯歸納出,Notion 的最大缺點就是功能太多、太複雜。因為功能多,所以無所不能,但也因此上手難度高。
想當然爾,這些教學文只會告訴你「Notion 的上手難度較高、需要花點時間學習」,彷彿暗示著:一旦你上手了,剩下的都不是問題。
但它們不會告訴你的是:何止上手難度高?維護成本——其實也很高,一樣需要花掉你很多時間。
無所不能的「詛咒」
無論產品還是個人,「無所不能、什麼都會、斜槓」這樣的特性,在我看來,與其說是優勢,不如說是一種「詛咒」。
把「無所不能」比喻為詛咒,是因為它容易導致兩種常見的困境——猶如詛咒一般:
- 難以專注:你能做的事很多,總是忍不住同時追求大量任務與目標,注意力被分散在太多事情上,因而大部分的產出都「差強人意」。
- 方向過多:你能做的事很多,卻無法確信自己該往哪個方向「持續投入」,常常動不動就想要放棄。
善用 Notion,避開知識詛咒
正因為 Notion 可以做的事實在太多,所以有時候(尤其是你需要重度使用的時候),我們更應該認真區分:哪些事是它「勉強能做」,而哪些則是它「特別擅長」。
盡可能避免 Notion 不擅長的用法(比如拿來「記帳」),或鑽研它太過瑣碎的特性(比如 database 的「公式」欄位),才好讓 Notion 發揮最大功效,省下你的時間。
誰能料到,使用上的取捨竟然成了我們想要用好 Notion 的一大挑戰,這不就是所謂的「受知識『詛咒』」?——你知道(擁有)的太多了。
能力愈大,責任愈大
這類「過度複雜」的困境,其實在所有筆記軟體都可能會遇到,而 Notion 之所以特別容易發生,不是因為它不好用,相反的,正是因為它——能力太過強大。
唉呀!我終於明白,什麼叫「能力愈大,責任愈大」。
那麼,你準備好當蜘蛛人了嗎?
Notion 替代品?
看完上面這些,此刻的你是否也感到:「如果有個簡化版的 Notion,那該多好?」——這可能是很多人的心聲。
恭喜你!絕對能夠找到😎,因為 Notion 實在太火了,所以近年來,冒出了不少模仿它的新產品。不止功能,通常在界面上也很相似 XD。
對此我不特別評論,畢竟我沒有真的親身用過,如果你有興趣,可以自行 Google 搜尋「Notion 替代品」,或參考這篇〈我用來取代 Notion 的筆記軟體:Craft〉。
但我真正想說的是——尋找「Notion 替代品」,也許不是一個好思路。
意即,找一個「類似 Notion 但簡化過」的產品,在我看來,實質意義有限。這樣做,你可能會失去 Notion 的核心優勢(一個工具,多種用途),卻不會獲得多少好處。
替代 or 模仿?
然而,我並非認為 Notion 真的無可取代。我們確實可以用其他工具來取代它,只是,這些工具必須是「真正的替代」,而不只是個「Notion 模仿品」。
沒錯,你可能發現了,上述的「Notion 替代品」,其實指的都是「Notion 模仿品」,而我們需要的,應該是「筆記思維」與「筆記價值觀」的替代。
從這個角度看,我認同前述的 Bear 稱得上是一個真正的替代(大幅減化筆記思路),所以我願意推薦它。
換句話說,既然要換,建議就換一個「筆記思維大不同」的選擇!——否則我覺得繼續用 Notion 可能還比較好。
那怎麼樣才稱得上是「筆記思維大不同」?
真正的替代——顛覆既有規則
就像 Notion 顛覆了 Evernote 那一代「舊式筆記軟體」的遊戲規則——不止是一款筆記軟體,更是一個萬能的「資料收集平台」——而成為了全新的霸權。
同理,猶如我這篇臉書文所言,我相信 5 年之內,真正有機會對 Notion 霸權地位發出挑戰的,恐怕只有「卡片盒筆記法」與一眾基於卡片筆記而生的「雙向連結筆記軟體」(其中又以最知名的 Roam Research 為代表)。
卡片筆記所特有的「去中心化」特性,相比 Notion「滿滿的大平台」筆記思維,可謂大相徑庭,截然不同。
另一種鼓聲:卡片筆記與 Logseq
身為量子電動力學創始人之一的諾貝爾獎得主——許文格曾說,費曼聽從的是「另一種鼓聲」。事實上不僅是費曼,科學的突破性發展,往往都是仰賴這些願意去聽一聽另一種鼓聲的偉大科學家們的貢獻。——《另一種鼓聲──科學筆記》
相較於主流的 Notion,卡片筆記可謂是另一種鼓聲。它的興起與蓬勃,將一定程度地改變我們對筆記的固有認知,進而打開一扇全新的筆記思維之門。
我認為,卡片筆記本身很簡單,但想要用好卡片筆記,卻也沒那麼容易。因為它需要的筆記思維與使用價值觀,與傳統筆記相比,有著很大的區別。
若帶著「傳統筆記思維」去使用卡片筆記,恐怕會讓你感到困惑,甚至放棄。
因此,接下來,我會另外撰寫有關卡片筆記與卡片筆記軟體——Logseq 的一系列心得介紹與使用教學,讓你除了 Notion 之外,再多一個選擇。(目前我就是兩者並用)
結語:最小阻力之路
本篇作為系列的奠基文,其篇幅遠遠超過了我下筆前的預期,實在有點出乎意料。如果你是從文章開頭一路看到這裡,請收下我誠摯的敬意。🙏
仔細想想,文章會這麼長,大概是因為其中需要一連串的論證與推導。雖然不用做到嚴絲合縫,但至少要能大致說得通,並盡可能讓主論述之間沒有「明顯的斷點」才好。
因此,很難三言兩語就說清楚,否則很可能淪為我的片面之詞。不過,我相信,如果你願意耐心閱讀、稍加思考,或許就能從中找到一些共鳴。
總之,本文想要表達:無論你是生產力狂魔,還是普通人,這些都無妨。重要的是——我們總是得為自己的選擇付出代價。
所以,基於一定的自知之明,悉心為自己挑選「能夠負擔、能天天貫徹」的前行之路,無疑是不變的正道,或許可以稱之為「最小阻力之路」。
每個人的簡潔
這裡還必須強調:用得「少」,不等於用得簡潔。
比如,對於只打算用 Notion 整理閱讀清單與讀書心得的人,開一個 database,把關於這個目標的所有欄位都寫好、記好——恰如其分,完美達成。
這是一種簡潔。
但對前述「生產力狂魔」而言,如果要用 Notion,他們的需求,可能不僅僅是要能夠整理資訊,還要能有效利用這些資訊,甚至是自動化這些資訊的處理。此時,建立一個完整的 Notion 工作流,才是屬於他們的簡潔。
而你的簡潔,又是什麼模樣呢?
重劍無鋒,大巧不工
用 Notion 管理人生,是個存在於真實世界的美夢,且必然有人能夠實現它。
但很可能不是你。
至少不是我。
作為一個對自己有所了解的人,我們可以選擇更好、更簡單的方式:只使用 Notion 的局部功能——它最出色的部分——並將它其餘美好都拋諸腦後,大方地視為不存在。
下一篇將探討,使用 Notion 3 年後,我「為何」選擇畫地自限,讓它回歸為一項單純的筆記工具,並充分為我所用。
且容我斗膽地認為,對多數人而言,「簡單使用」或許才是面對強大的 Notion,最好也最自得的相處模式——這個議題,我們還要繼續。