by Myriam Waresby Myriam Wares

Notion 這款強大的筆記軟體服務,從 2018 年開始打響名號,短短數年之間,已襲捲全球,在中文世界(香港 + 台灣)也收獲了不少使用人口——包括我。

回首 10 年前的筆記霸主,應屬當時剛成為獨角獸(估值達 10 億美元),鋒頭正健的 Evernote。那時如果你跟別人說你有在用 Evernote,而對方也知道那是什麼,則可能會對你肅然起敬,表示佩服。

畢竟,在遙遠的 2012 年,熱衷於使用筆記軟體的人,相對還是小眾。

10 年後的今天,資訊爆炸,我們所處的世界,已和過去大不相同,堪稱是筆記軟體的「戰國時代」——選擇五花八門,讓你眼花撩亂。對許多人而言,筆記軟體更是工作與生活中不可或缺的一部分。而昔日的王者 Evernote,如今已垂垂老矣,不值一提。

放棄 Evernote,擁抱 Notion

2020 年我曾在 Medium 上寫過這篇〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉,祈禱著 Evernote 不要倒閉。因為當時,它仍是我的筆記主力(雖然已到了強弩之末)。

沒多久,我就正式棄用 Evernote。此後,我的筆記便改以 Notion 為核心展開。

經過 3 年多的相處,與最近兩年大量使用、嘗試,我對 Notion 有了比較完整的心得、感受,與整體評價。如標題所言,我並不推薦使用 Notion 來管理你整個人生,或試圖將它打造成一個可以掌握一切的主控台——儘管這聽起來確實很吸引人。

至於「為什麼不?」,則是這整個系列文章所要探討的。

系列:Simple Notion——我的 Notion 簡潔之道

  1. 使用 Notion 滿 3 年,為何我仍「不推薦」用它來管理你的人生?
  2. 少則得,多則惑:使用 Notion 時的兩個常見陷阱
  3. Notion + VS Code:我的 Markdown 寫作工作流
  4. 善用 Notion database 有效組織筆記——並避免「過度使用」(待發表)
  5. 如何簡潔用好 Notion?我的心得、建議與系列總結(待發表)

本文目錄

  1. 系列簡介
  2. 誰用 Notion 管理人生?
  3. Notion——筆記界的「無限手套」
  4. 我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑
  5. 起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑論者
  6. 承:大量使用 Notion 做筆記
  7. 轉:參加 Notion 訓練營
  8. 最大的收獲
  9. 合:我對 Notion 的最終理解——簡潔才是王道
  10. 維持工作流持續運轉,是個「體力活」
  11. 你是哪一種人?
  12. 想要不等於需要
  13. 無所不能就是 Notion 的最大缺點
  14. 無所不能的「詛咒」
  15. Notion 替代品?
  16. 真正的替代——顛覆既有規則
  17. 結語:最小阻力之路

系列簡介

本系列主要圍繞「如何簡單用好 Notion」這個議題展開,表達我的看法與介紹實際使用場景,並對 Notion 的一大主流——All-in-One 式使用——提出不同意見

這類 All-in-One 使用方式,常常伴隨著下列描述(承諾):

  • 我用 Notion 高效管理工作與生活,重新找回人生掌控權。
  • 透過 Notion「打造○○系統、輕鬆整合✕✕」,讓我可以一站式管理一切
  • Notion 幫助我實現夢想,完成目標,創造屬於我的美好人生。

是不是覺得有點眼熟呢?😎

而本系列的核心精神,正好相反。主要探討「如何簡潔使用 Notion」:既沒有要打造「○○系統」,更無意追求 Notion 成效最大化——因為往往適得其反——避免它成為一種潛在的心理負擔

Notion 這麼棒,真的會變成心理負擔嗎?我這 3 年的結論是:「會,而且很容易。」所以我們才需要有意識地使用,於是有了本系列的誕生。

系列架構與組成

整個系列預計會有 5 篇文章,並可分為三部分。其中第 1、2 篇為第一部分,用來點題論證,進而推導本系列的核心價值觀——Notion 簡潔之道

第 3、4 篇為第二部分,是關於我使用 Notion 的具體場景,但不會有詳細 Notion 使用教學(另寫了一篇很符合本系列宗旨的教學文!如下),畢竟網路上已經很多。

相關文章:Notion 教學:10 個我最常用的 Markdown 語法與快捷鍵介紹

在我看來,工具的技巧,並非重點,需要的時候再熟悉就好。重點在於「為何這樣用?為何不那樣用?」——我會表達對此的反省與思考

第三部分,也就是第 5 篇,則給出整個系列的總結與展望。透過具體的看法、建議,讓我們都可以成為更好——至少是「更輕鬆」——的筆記使用者與學習者。


好,進入正題,你可以把這篇文章,當作是一篇路途期間長達 3 年的 Notion 旅程心得——從一開始的期待,歷經追求、自我懷疑、疲憊與失望,最終回歸簡潔。

現在,就讓我們來看看,由 Notion 所掀起,有關「提升個人生產力」的萬丈波瀾,與它所帶來的美好「願景」,以及這樣的願景與美夢,為何會變成一種負擔

誰用 Notion 管理人生?

為避免「先射箭再畫靶」的窘境,我們必須先問一個問題:「這個世界上,真有很多人提倡用 Notion 管理自己的人生(即工作與生活)嗎?

許你一個 Notion 人生管理夢

要回答這個問題,我們可以試著用「notion life」這樣隨興的關鍵字組合(連 organize 都不需要)google 一下就會發現——你能輕鬆找到大量相關的影片或文章,比如:

內容眾多,備族不及繁載,顯然是 Notion 使用上的一大主流(至少是具備推廣力與號召力的風格主流)。

你可能和一開始的我一樣,覺得 Notion 實在太複雜,就只是想簡單用一下,不想要深入了解它。不得不說,這也不失為一個好的做法。

但我相信,一旦你看過上述這些影片與文章,你很可能就不再滿足於簡單使用,會不禁思考自己是不是還能夠「做更多」——想要更加了解 Notion,解放它更多力量。

簡單使用並不簡單

換言之,簡單使用其實一點也不簡單,因為「想要更多、更好」才是人之常情。

尤其一個願意使用 Notion 的人,很可能同時具備了「熱愛學習」的特質。正因如此,我認為所謂「簡單使用」的狀態,並不容易維持,除非你總是有意識地這麼做。

而當你想更進一步學習「如何用好 Notion」時,潘朵拉的盒子就會正式開啟。

下下段,我會以自己的經歷為你闡述,一個 Notion 使用者可能會遇到的困惑與挑戰。但我們還是先來聊聊:「為什麼很多人選擇用 Notion 來管理人生?」


Notion——筆記界的「無限手套」

要說 Notion 是以一己之力,開創筆記工具的新格局,大概也不為過。

前面之所以提到 Evernote,除了因為我曾經是它的愛用者外,也因為在 Notion 誕生以前,它堪稱是筆記鐵王座上的王者。而現在 Notion 接替了它的王座,而且看起來還會稱霸好一段時間

換句話說,在我眼中,筆記軟體的主要競爭現狀就是——Notion 和 others

無所不能的 Notion

Notion 的霸主地位,來自它於的「無所不能」。

在 Notion 以前,筆記軟體,就「只是」一個用來寫筆記的工具,但 Notion 不同,它不止可以做網站,輕鬆化身資料庫wiki知識管理工具,還能在多種呈現方式——即「視圖database view)」——之間快速切換。

更厲害的是,這些視圖竟然還包括了專案管理最常見的「看板」——即 Board view甘特圖Timeline view),不禁讓人感嘆:「哇,這 app 野心很不小啊!」

沒錯,第一次看到 Notion,我想不震驚也難,不禁懷疑——它真的只是筆記軟體嗎?不!它不是,它是一隻「無限手套」!🧤

當你擁有一隻無限手套

任何人在了解了 Notion 的功能後,都不難聯想到:它可以建構一個強大的控制中樞,拿來管理日常的工作待辦事項(即所謂的 GTD)、記錄知識與學習、建立讀書清單、監控專案進度,等等等等。

沒錯,它確實有這個潛力,且 Notion 官方也一直企圖說服你——Notion 不止是個筆記工具,它更是一個強大的協作平台,一個 Workspace。

一旦你了解了 Notion 的無限可能,心中不免浮出一個「願景」:用它來管理一切,優化工作與生活,成為一個生產力大師、快速學習高手!——這也是上述 All-in-One 式流派的提倡者們,所大力鼓吹的「Notion 使用價值觀」。

有了這個願景,你可能也會和我一樣——認真在乎起自己是不是有「善用」它。

畢竟,有 Notion 這把「牛刀」在手,我卻只拿來殺雞,豈不是一種大大的「浪費」?一旦萌生了這樣的想法,你便很難再簡單使用。


我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑

「我可不是那種追求把一切事物都穩穩 hold 在手裡的人。」

「我有我的價值觀,我知道 Notion 複雜而強大,但我就不想那樣用!」

以上是我接觸 Notion 早期的心情,你可能也有類似想法,但我終究沒能逃過潘朵拉的誘惑」——無論如何試圖說服自己,我始終會不斷懷疑:「我是不是真的已經善用了 Notion?發揮了它的所有潛力?

整個心路歷程,就像是一場「關於 Notion 的自我救贖之旅」。

你可能會想問:「不就是個數位工具而已,有那麼誇張嗎?」,沒錯,但是對我們這些筆記愛好者而言,工具真的「很難只是」工具,我們總是為它注入了太多想像與期待

下面就用我的 Notion 之旅,來說明每個階段的我,內心是如何看待這個強大的工具,以及其中的掙扎,與最後的解脫

很巧的,它們剛好可以分成四個階段:起、承、轉、合

起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑論者

第一階段:2019 - 2020 上半年。

這段期間就是前面提到的,我使用 Notion 的第一年,此時我仍以 Evernote 作為主力筆記軟體,而 Notion,還只是個配角般的存在。

為什麼?

我的 Notion 啟蒙

毫無疑問,我的接觸 Notion 的起點,就是 Medium 作者黃岳涵的這篇〈矽谷大受歡迎的筆記軟體:Notion.so〉。初看本文,和許多人一樣,我對 Notion 這個新世代的筆記軟體,產生了莫大的興趣。

但實際用了幾天後,我不得不承認,Notion 實在太過複雜!如果沒有下一定的苦工,認真學習它的用法,恐怕很難發揮它的價值。

從該篇文章以後,Notion 在繁體中文市場的知名度逐漸打開——儘管它至今仍然沒有中文版界面😂——大家紛紛開始分享自己使用 Notion 的各種技巧,其中當然不乏前述 All-in-One 式風格,比如這篇:

就是我看到的第一篇,關於怎麼用 Notion 打造所謂「人生管理系統」的分享。

附帶一提,這篇寫得還真不錯,詮釋了怎麼用 Notion 打造基本的「工作流」。尤其是這一段:

6. 工作流程 Workflow

我使用 Notion 處理每項任務都會經過下面的流程:

  1. 腦袋清空 — 將腦袋中的任何事情寫到 Inbox 裡面
  2. 確認任務複雜度 — 問自己,這個任務是否需要牽涉多的行動。若是簡單的任務,就馬上處理。若是超過一定的複雜度,就
  3. 釐清任務內容
  4. 開始工作 — 將過程與思考紀錄在 Project Page 裡或是 Actions List
  5. 完成 — 將紀錄歸檔在 Project Page 並在 Log 裡面定期檢討

如果這是你想要的,不妨參考參考。

矛盾心理

在看完幾篇這種 All-in-One 使用風格的文章後,我的第一個感受是:排斥

怎麼說?容我引用〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉一文中的主要論點——「簡陋也不錯」:

好像都是在抱怨,然而這些對我來說都算是「無傷大雅」。正因為沒有太多彈性與可規劃的空間,所以我可以專心記事,不用想東想西

但是別誤會!時至今日,Evernote 何止是簡陋而已?——我完全不推薦你使用。

如果你正在尋找一款和 Evernote 界面相似、使用邏輯相仿,且符合現代潮流的 app,那麼我誠摯推薦自己也有在用的 Bear。(可惜它只限 macOS 與 iOS 平台)

bear.appbear.app

回到正題。仔細思考,不想認真學習 Notion,最主要的理由可能是:我擔心如果真的開始深入了解 Notion,我可能會被它五花八門的功能所「淹沒」。所以,相較之下,Evernote 的簡陋反而是件好事。

這裡的「淹沒」指的是:我可能會無法停止思考——還有沒有什麼更好的用法?是否有什麼重要的功能是我還不知道的?汲汲營營,想想心就累。

Notion 願景:一個難以拒絕的誘惑

但是!話說又回來,當你看到這些 All-in-One 提倡者們,在文章的字裡行間所流露出的那份篤定與自信,你還能對「我用 Notion 達成目標、實現夢想,創造美好人生」這樣的宏大願景與想像,感到無動於衷嗎?

我想我不能

況且,我也並非不願學習善用 Notion,好讓它大力為我賦能

卻步的主要原因,如前所述,可能是擔心自己無法做好,於是產生了一種微妙的情緒、矛盾的心理——看到別人很厲害,我也想學習,但又怕畫虎類犬,所以乾脆告訴自己:「那才不是我要的!」

然而真相究竟如何?是「賦能」還是被「淹沒」?沒試過不得而知,但這個時候的我,還沒有足夠動力跨出第一步。只能繼續搖擺不定,保持觀望。


承:大量使用 Notion 做筆記

第二階段:2020 下半年 - 2021。

實際上,早在 2020 年 10 月發表那篇對 Evernote 的擔憂文之前,我就已意識到可能不再適合用 Evernote 做筆記。畢竟考慮到它財務不佳的前景,萬一哪天真倒了,勢必對我造成困擾。

加上其後續一次又一次的改版,猶如在走回頭路,使用者體驗愈改愈差,著實讓人無語。作為多年的 Evernote 愛用者,我也不得不承認:Evernote 真的老了!——它已經遠遠落後於這個時代,且無力再追趕。

所以,2020 年下半年起,我開始嘗試在 Notion 製做程式筆記,慢慢增加對它的使用比例,但規模都不算大。真正開始大量使用 Notion,則是因為另一個契機

認識 Notion 達人

2020 年中,我認識了侯智薰(雷蒙)。在後來的一次活動合作裡,我發現他把 Notion 玩得非常溜!讓我嘆為觀止,也讓我見識到,原來 Notion 真能如此這般神奇。

不久後,我便從原本的「牛刀小試」,開始全面向 Notion 靠攏,並看了好些教學——所幸網路上最不缺的就是資源。絕大部分的筆記,也都改在 Notion 上實現。

除了拿 Notion 來做大量程式與閱讀、學習筆記(這些佔了我筆記的 7 成),我還用它來記錄工作開發上的重點與坑點,以及每次開會要報告、討論的內容大綱。

當然,也包括寫作

很多,但還不夠

總之,工作、學習、程式與寫作,都是我使用 Notion 的大宗,雖然看起來已經算是個相對重度的用戶,但就我所知,真正「厲害」的人,可不止如此。

畢竟我上述的做法,無論實踐得再多,都只是各式筆記的「堆砌」而已,都屬於「量」的擴張——不斷重複擅長的事。

儘管這些筆記對我確實有相當助益,但我仍然沒有像前面提到的那些 All-in-One 文章一般,把 Notion 打造成一個「工作流」——讓人感覺它就像是個複雜的有機體

最後一塊拼圖?

所以,我依舊不禁懷疑:自己能否像那些高手般,把 Notion 用的飛起?

必須承認:GTD、時間管理、任務規劃、看板法等等,一直都是我興趣缺缺的主題。長期以來,我都是透過「大量的記錄」,來對重要事物進行監控、評估與改善

所以,要學習怎麼把 Notion 打造成所謂的「人生管理系統」,等於是要再次問自己:「對我而言,這些是不是真的必要?

這個問題,如前所述,沒試過沒答案。但叫我自己看書、看影片學習,也很難有興致,因為我的動力不足——我需要有人逼著我實踐。

於是我報名了 Notion 訓練營。

轉:參加 Notion 訓練營

2021 年底,我參加了雷蒙舉辦的第二屆 Notion 線上訓練營

相關文章:我參加了 Notion 線上訓練營

如文中所言,我的參加的動機,其實主要就一個:

在這裡只講一下參加的理由,那就是我想要有效提升「任務管理能力」

所謂「任務管理能力」,其實就代表了我對那些 GTD、時間管理的種種期待與想像。透過 Notion,我來試試這些東西對我而言,是不是真的 match。

訓練營架構簡介

這屆訓練營總共分成四週,各有不同主題,且每一週都要交一份作業,作為當週學習方向與課程內容的成果展示。

作業評比分為「完成作業」與「優秀作業」,你可以想成它們分別代表了 60 分的作業和 80 分以上作業。四週都拿到優秀作業的人,則可以以「優秀學員」的身分結訓——這就是我的目標!

只有每週都盡力完成作業,我才能仔細確認:「精緻」的 Notion 使用方式,是否真的適合我。

這四週的學習主題大致是:

  1. 使用 Notion 做一個自我介紹網頁(做得還算不錯吧!😎)。
  2. 使用 Notion 進行任務管理(本次學習重點)。
  3. 使用 Notion 做知識管理(我本來就在做的事,只是這裡更複雜)。
  4. 結合前三週的成果,做一個屬於自己的入口網站,同時呈現上述三者。

不得不說,想拿到每週的優秀作業,必須投入相當的心力、時間。以致於那時幾個一起參加訓練營的朋友,我們常常週末都在「寫作業」。

這些投入,沒有白費,只是「回報的方式」和原先所想的略有不同而已。

優秀學員

最終,我如願拿到了優秀學員,不僅學到了大量 Notion 技巧,也更懂得如何有效組織這些 Notion 元素,並將它們打造成一個完整的流程與架構,也就是前面說的有機體、工作流

結訓當下,我對自己接下來會如何運用這些新技能,進而為自己日後「任務管理能力」迎來質的飛躍,感到無比興奮。所以才會在文末寫下:

究竟提升的能力是否真如我所言,能讓我實現更多小目標?就看明年上半年的表現了。

雖然像是個「疑問句」,但實際上我當時心裡想的是:「嘿嘿,有了這些技能,我當然可以囉!」

可惜很快就打自己臉了😭。

我可以——但凡事都有代價

結訓後,我把我原有的 Notion database 架構,相當程度地修改成訓練營中所學到的「工流作」模式,並且加入了全新的「GTD 看板」,用來進行任務管理。

一切看上去都很美好,畢竟我已經有所不同。

然而,一個月去,結果就是:我將結訓後對 Notion 的改造,全部還原回原來的樣子。而 GTD 部分更是直接被我廢棄

這也是為什麼,我明明在文末提到要「另闢篇章再聊」心得部分,後來卻不了了之——因為我根本就沒有繼續實踐,怎麼好意思獻醜?😂

最大的收獲

此情此景,大大出乎了我的預料。原本以為:一旦有了「任務管理能力」,我一定可以很快將這些新技能,融入到工作與學習中——然而事與願違

「賦能式挫敗」

這樣的結果不禁讓人失落——我看似學到很多,卻感覺自己更加無力。甚至一併懷疑起原有的 Notion 用法,是否真的合適?

如此窘境,是賦能也是挫敗,更是對我原有筆記思維與價值體系巨大衝擊。我不得不好好反省,沉澱自己所有關於 Notion 的理解與美好想像,一步一步思索、推敲,試圖找出問題所在。

從這個時候開始,我才真正意識到:Notion 的「強大與複雜」所帶給我的,與其說是「賦能」,不如說是「負擔」。

同時隱約察覺——或許不是方法有問題,而是我的方向錯了

重新理解數位工具

雖然未能將所學的一切堅持下去,但我確實成長了——我更懂得如何看待這些工具,讓它們為我所用,且不再敬畏於它們的強大。

我重新理解到:在「明確信念與需求」的前提下,無論功能再多、再強,工具所能扮演的角色,都「必須」是有限的——我們得刻意限制

這確信與篤定,來自於我在「筆記」這條路上的認真投入,與挫敗

類似的經驗,讓我想起了〈告別法律,輕輕放下一路上的所有期待〉一文中,曾有過的刻骨銘心感受:

有時候,你的堅定,正來自於過去的付出失落

可以說,這份撥雲見日般的自信(只限於筆記軟體),就是我所獲得的最大回報。對我而言,甚至是一種「解脫」——我從此停止了對 Notion 的焦慮、追逐與自我懷疑。

就像我當初告別法律一樣。


合:我對 Notion 的最終理解——簡潔才是王道

第四階段:2022 至今。

從前,我不擅長用 Notion 做任務管理,所以懷疑自己:是不是還沒有把它用好?

後來,我有能力且嘗試了,最終得到這個命題的答案:「可以,但不必要」。

能夠不等於必要

很多事情雖然你能,但你不一定想去做,可能因為價值有限,或回報不夠誘人。比如花費 1 小時在網路上比價,最終只省下 10 塊錢,怎麼想都不值。

話雖如此,倘若你可以「持續」使用 Notion 來管理人生中的大小事,讓自己更有生產力、做事更有條理。那這樣的回報,可一點也不低

然而,在真正付諸實踐後,我發現最大的問題是——要堅持,並不容易

因此,從回報的角度看,我似乎該勇往直前,但考慮到付出的成本,結果卻荒廢了。

回報誘人,但代價高昂

一般來說,任何事若需要你天天記錄、日日執行,往往都是很違反人性的要求。

哪怕對我這樣的記錄控而言,我也只會選擇「很少」的事項,在 Google Sheets 進行每日記錄,這些項目一般不會超過 10 個,且記錄的方式都非常簡單——因為只要稍微複雜一點,就註定難以持續

我的 Google Sheets 記錄一隅我的 Google Sheets 記錄一隅

同理可知,想用 Notion 持續運行一個「工作流」,真的實踐起來,可比我上述的簡單記錄,要複雜且耗能得多

首先你要先設計好整個流程架構、關聯各式各樣的 database 不說,還需要在事物狀態有所變化時,適時地記錄下來,以便及時反映在 Notion 中。

Notion 或許能做出一個,方便你一站式管理「當前人生各種狀態、指標」的儀表板,但其中的「資料」,卻需要你持續手動輸入

維持工作流持續運轉,是個「體力活」

無論這個「Notion 工作流」的流程架構,你設計得如何精巧絕妙——比如善用資料庫關聯、串接 No-Code 服務自動更新等等——讓你真的很省時省力。

很遺憾,對這套「系統」每一天的落實、記錄,大多仍須由你「手動」執行

哪怕 Notion 有 API 整合,可以省下一些時間。網路上也有眾多模板,供你直接套用。但是,你設計出來的工作流,其中最核心的部分,往往只能由你自己——手動維護。

所以,真正的問題只有一個:

你願不願意?

願不願意付出「相當的代價」,來獲得相當的回報?

毫無疑問,這份回報是誘人的,但代價亦屬高昂——這是個不折不扣的體力活,大腦的體力活。

在這個過程中,理論上你不需要思考太多,很多時候就是按部就班地把該記錄的記錄、該填上的填上,但也讓你看起來像個「生產線工人」。當工人不是問題,因為效率高,問題在於「大腦的重複、機械性勞動」所帶來的無趣感與排斥心理

文章與影片會告訴你,用 Notion 管理人生有多麼美好、帶來的生產力有多麼巨大。但往往不會提醒你,你需要付出的「代價」。

你的時間,才是你最珍貴的資產

這些代價的本質,就是時間

我們來做個簡單的思想實驗:試想,我現在有一套時間管理術,能讓你做事更有條理、更加高效,其回報相當於你每天會多出 2 小時,你願不願意嘗試?

如果是我,當然願意。

不過,我還沒有告訴你的是:要維持這套時間管理術的運作,你每天需花費 1 小時。如此,你還願意嗎?

你心想:這不是小學數學嗎?2 - 1 = 1,我還是賺啊!當然可以。

然而,這 1 小時可不是讓你坐著發呆、等待時間流逝就行,而是需要你手動執行好些複雜度不一的管理任務、不定期更新任務狀態,必要時還得記錄下來

換句話說,這是「需要消耗大量精力」的 1 小時。(在現實生活裡,這 1 小時會分散在一天中的各個時候,而非一次性完成)

如果你也認同《Deep Work 深度工作力》一書中「深度工作一天不會超過 4 小時」的觀點,那麼,這 1 小時的代價,恐怕遠比想像中大。


你是哪一種人?

在我看來,用 Notion 建立一套流程,然後每天 run 這個流程,其中要投入的時間心力與維護成本極高,需要「很大的動力」才能持續

如果你問我,我並不願意,因為我已經用行動證明——我真的無法持之以恆

但是,如果你的動力很強,那這套模式就可能玩得轉——你將獲得屬於你的豐厚回報。可我仍想提醒,做這件事之前,我們不妨先自問:「自己是屬於哪一種人?」

第一種人:生產力狂魔

這裡的「」是不折不扣的恭維,猶如魔法一般。

你得承認,有些人就是紀律良好且生產力過人,一樣時間他們能產出數倍成果,且品質有保證。比如閱讀前哨站站長「瓦基」,在台積電當工程師時,他能利用下班時間完成大量書籍閱讀與心得輸出,週而復始,筆耕不綴,進而實踐了自己的志業

這類人可能會在文章或訪談中,表示自己是一個拖延症患者,但你可千萬別當真!只要想成:某身材薄如紙的女星也常說自己是個大胃王——聽聽就好。

第二種人:普通人

不特別上進,也不特別懶惰。

想要不等於需要

有了前面的鋪墊,相信你應該不至於輕易相信:只要自己「用對了方法」——比如善用 Notion 管理人生——就能和前述第一種人,有著同等的品質與產出。

我不會說不可能,但事實通常是——我們打從心底「沒有這麼強的動力」,去創造這麼多產出。否則這世界應該遍地都是瓦基了。

換句話說,儘管每個人有自己的追求,我們也都「想要」做得更多、更好。但我相信:其實「高產出」並非大部分人真正的核心追求

既然不是核心追求,則因此動力有限,乃人之常情;既然動力有限,你就不太容易維持所謂的「Notion 工作流」、「人生管理系統」。

畢竟,如前所述,它們的代價可是非常高昂的。

以為自己想要

更別說,很多時候,我們只是「以為自己想要」。

就像我,看到別人把 Notion 用得飛起,心生羨慕,以為那就是我想要的!結果學習、實踐一波之後,很快就赫然發現——原來我並不需要

再次強調,本文並非否定個體對於高產出的追求與實現可能。只是在行動之前,我們仍不妨思考一下:「對我而言,什麼才是『最核心』的追求?

是把「很多事情」都做得很好?還是把「最重要的幾件事」做好?

現在,我選擇後者


無所不能就是 Notion 的最大缺點

關於 Notion 的使用,我們已經聊了很多。最後,讓我們回到 Notion「本身」。

在使用過上述所有提及的筆記工具後,我不得不深深相信:

產品本身的強烈特質,將會大大影響你使用它的價值觀

所以,除了探討 All-in-One 式使用 Notion 的潛在困境,我們更要聊聊它自身的特質

無所不能、用法多元,無疑是 Notion 最鮮明的特質,更是 Notion 之所以能有一大票「All-in-One 教信徒」的根本原因。這點,其餘筆記 app 幾乎難以望其項背

對此,你不得不佩服 Notion。

很遺憾——儘管不意外——這也是它的「致命傷」所在。

換言之,如果說 Evernote 的主要缺點是太過「簡陋」,Notion 的問題則恰恰相反——太過「豐富」。

連資深教學文也公認的 Notion「缺點」

如果你用「notion」這個關鍵字來 google,第一頁就會有滿滿的、手把手教你怎麼使用 Notion 的教學文章,比如這兩篇:

  1. 2022超實用 Notion教學|一篇介紹帶你30分鐘快速上手,這款多功能筆記軟體,由簡入深提高你的工作效率!
  2. 【新手必看】由簡入深Notion 教學,30分鐘快速上手實用技能

這兩篇堪稱全面的教學文,都不約而同地幫你整理了 Notion 的主要優、缺點。其中一個「缺點」,則是兩邊都認同的,引述如下:

  • 功能強大複雜,因此也不好上手(第一篇)
  • 功能多且較複雜,相較其他筆記軟體,需花點時間上手(第一篇)
  • 相較於其他筆記軟體,功能多且較複雜,需花較長的時間學習(第二篇)

這些論述都大同小異,可以明顯看出,Notion 的最大缺點——同時也是優勢所在——就是功能太多、太複雜。因為功能多,所以無所不能,但也因此上手難度高。

想當然爾,這些教學文只會告訴你「Notion 的上手難度較高、需要花點時間學習」,彷彿暗示著:一旦你上手了,剩下的都不是問題。

但它們不會告訴你的是:何止上手難度高?修改與維護成本——其實也很高,一樣需要花掉你很多時間

無所不能的「詛咒」

無論產品還是個人,「無所不能、什麼都會、斜槓」這樣的特性,在我看來,與其說是優勢,不如說是一種「詛咒」。

把「無所不能」比喻為詛咒,是因為它容易導致兩種常見的困境——猶如詛咒一般:

  1. 難以專注:你能做的事很多,總是忍不住同時追求大量任務與目標,注意力被分散在太多事情上,因而大部分的產出都「差強人意」。
  2. 方向過多:你能做的事很多,卻無法確信自己該往哪個方向「持續投入」,常常動不動就想要放棄

善用 Notion,避開知識詛咒

正因為 Notion 可以做的事實在太多,所以有時候(尤其是你需要重度使用的時候),我們更應該認真區分:哪些事是它「勉強能做」,而哪些則是它「特別擅長」。

這就是前面說的——刻意限制工具所能扮演的角色;以及現在,我的選擇——把最重要的幾件事做好。

盡可能避免 Notion 不擅長的用法(比如拿來「記帳」),或鑽研它太過瑣碎的特性(比如 database 的「公式」欄位),才好讓 Notion 發揮最大功效,省下你的時間。

誰能料到,使用上的取捨竟然成了我們想要用好 Notion 的一大挑戰,這不就是所謂的「受知識『詛咒』」?——你知道(擁有)的太多了。

能力愈大,責任愈大

這類「過度複雜」的困境,其實在所有筆記軟體都可能會遇到,而 Notion 之所以特別容易發生,不是因為它不好用,相反的,正是因為它——能力太過強大

唉呀!我終於明白,什麼叫「能力愈大,責任愈大」。

那麼,你準備好當蜘蛛人了嗎?


Notion 替代品?

看完上面這些,此刻的你是否也感到:「如果有個簡化版的 Notion,那該多好?」——這可能是很多人的心聲。

恭喜你!絕對能夠找到😎,因為 Notion 實在太火了,所以近年來,冒出了不少模仿它的新產品。不止功能,通常在界面上也很相似 XD。

對此我不特別評論,畢竟我沒有真的親身用過,如果你有興趣,可以自行 Google 搜尋「Notion 替代品」,或參考這篇〈我用來取代 Notion 的筆記軟體:Craft〉。

但我真正想說的是——尋找「Notion 替代品」,也許不是一個好思路

意即,找一個和 Notion 類似但簡化過的產品,在我看來,實質意義有限。這樣做,你可能會失去 Notion 的核心優勢:「一個工具,多種用途」,卻不會獲得多少好處。

替代 or 模仿?

然而,我並非認為 Notion 真的無可取代。我們確實可以用其他工具來取代它,只是,這些工具必須是「真正的替代」,而不只是個「Notion 模仿品」。

沒錯,你可能發現了,上述的「Notion 替代品」,其實指的都是「Notion 模仿品」,而我們需要的,應該是「筆記思維」與「筆記價值觀」的替代

從這個角度看,我認同前述的 Bear 稱得上是一個真正的替代(大幅減化筆記思路),所以我願意推薦它。

換句話說,既然要換,建議就換一個「筆記思維大不同」的選擇!——否則我覺得繼續使用 Notion 可能還比較好。

那怎麼樣才稱得上是「筆記思維大不同」?

真正的替代——顛覆既有規則

就像 Notion 顛覆了 Evernote 那一代「舊式筆記軟體」的遊戲規則——不止是一款筆記軟體,更是一個萬能的「資料收集平台」——而成為了全新的霸權

同理,猶如我這篇臉書文所言,我相信 5 年之內,真正有機會對 Notion 霸權地位發出挑戰的,恐怕只有「卡片盒筆記法」與一眾基於卡片筆記而生的「雙向連結筆記軟體」(其中又以最知名的 Roam Research 為代表)。

卡片筆記所特有的「去中心化」特性,相比 Notion「滿滿的大平台」筆記思維,可謂大相徑庭,截然不同

不過,這部分並非本文所要討論的主題,這個系列也不是為了唱衰 Notion 而寫,而是用來強調——我最終理解與認同的「Notion 使用價值觀」

Notion 真的沒那麼神——就算你已學會一堆 Notion 技巧——未能善用 Notion 去實現你的夢想、管理你的人生,也不是你的錯


另一種鼓聲:卡片筆記與 Logseq

身為量子電動力學創始人之一的諾貝爾獎得主——許文格曾說,費曼聽從的是「另一種鼓聲」。事實上不僅是費曼,科學的突破性發展,往往都是仰賴這些願意去聽一聽另一種鼓聲的偉大科學家們的貢獻。——《另一種鼓聲──科學筆記

相較於主流的 Notion,卡片筆記可謂是另一種鼓聲。它的興起與蓬勃,將一定程度地改變我們對筆記的固有認知,進而打開一扇全新的筆記思維之門。

我認為,卡片筆記本身很簡單,但想要用好卡片筆記,卻也沒那麼容易。因為它需要的筆記思維使用價值觀,與傳統筆記相比,有著很大的區別

若帶著「傳統筆記思維」去使用卡片筆記,恐怕會讓你感到困惑,甚至放棄

因此,接下來,我會另外撰寫有關卡片筆記與卡片筆記軟體——Logseq 的一系列心得介紹與使用教學,讓你除了 Notion 之外,再多一個選擇。(目前我就是兩者並用

相關文章:Logseq 使用滿一個月心得:一顆冉冉升起的「卡片筆記」新星


結語:最小阻力之路

本篇作為系列的奠基文,其篇幅遠遠超過了我下筆前的預期,實在有點出乎意料。如果你是從文章開頭一路看到這裡,請收下我誠摯的敬意。🙏

仔細想想,文章會這麼長,大概是因為其中需要一連串的論證與推導。雖然不用做到嚴絲合縫,但至少要能大致說得通,並盡可能讓主論述之間沒有「明顯的斷點」才好。

因此,很難三言兩語就說清楚,否則很可能淪為我的片面之詞。不過,我相信,如果你願意耐心閱讀、稍加思考,或許就能從中找到一些共鳴

總之,本文想要表達:無論你是生產力狂魔,還是普通人,這些都無妨。重要的是——我們總是得為自己的選擇付出代價

所以,基於一定的自知之明,悉心為自己挑選「能夠負擔、能天天貫徹」的前行之路,無疑是不變的正道,或許可以稱之為「最小阻力之路」。

每個人的簡潔

這裡還必須強調:用得「少」,不等於用得簡潔

比如,對於只打算用 Notion 整理閱讀清單與讀書心得的人,開一個 database,把關於這個目標的所有欄位都寫好、記好——恰如其分,完美達成

這是一種簡潔。

但對前述「生產力狂魔」而言,如果要用 Notion,他們的需求,可能不僅僅是要能夠整理資訊,還要能有效利用這些資訊,甚至是自動化這些資訊的處理。此時,建立一個完整的 Notion 工作流,才是屬於他們的簡潔。

而你的簡潔,又是什麼模樣呢?

重劍無鋒,大巧不工

用 Notion 管理人生,是個存在於真實世界的美夢,且必然有人能夠實現它。

但很可能不是你。至少不是我。

作為一個對自己有所了解的人,我們可以選擇更好、更簡單的方式:只使用 Notion 的局部功能——它最出色的部分——並將它其餘美好都拋諸腦後,大方地視為不存在

下一篇我將繼續說明:使用 Notion 3 年後,我「為何」會選擇畫地自限,讓它回歸為一項單純的筆記工具,並充分為我所用。

且容我斗膽地認為,對多數人而言,「簡單使用」或許才是面對強大的 Notion,最好也最自得的相處模式——這個議題,我們還要繼續。