by Myriam Waresby Myriam Wares

Notion 這款強大的筆記軟體服務,從 2018 年開始打響名號,短短數年之間,已然襲捲全球,即使在台灣也收獲了不少使用人口——包括我。

回首 10 年前的筆記霸主,無疑是當時剛成為獨角獸(估值達 10 億美元),鋒頭正健的 Evernote。那時如果你跟別人說你有在用 Evernote,而對方也知道那是什麼,則對方很可能會對你肅然起敬,表示佩服。

畢竟在 2012 年,有使用筆記軟體的人,相對小眾。

10 年後的今天,資訊爆炸,我們所處的世界也已和過去大不相同,堪稱是筆記軟體的「戰國時代」。選項上五花八門,讓人眼花撩亂,對許多人而言,筆記軟體更是工作與生活中,不可或缺的一部分。而昔日的王者 Evernote,如今已垂垂老矣,不值一提。

2020 年我曾在 Medium 上寫過這篇〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉,祈禱著 Evernote 不要倒閉。因為當時,它仍然算是我的筆記主力(雖然已到了強弩之末)。

沒多久,我就正式棄用 Evernote。此後,我的筆記便改以 Notion 為核心展開。

經過 3 年多的相處,與最近兩年的大量使用及嘗試,總算讓我對 Notion 有了一個比較完整的看法與感受。如標題所言,我並不推薦用 Notion 來管理你的「整個」人生,或試圖將它打造成一個可以管理「一切」的主控台——儘管這聽起來確實很吸引人。

至於「為什麼不?」,則是這整個系列文章所要探討的。

系列:Simple Notion——我的 Notion 簡潔之道

  1. 使用 Notion 滿 3 年,為何我「不推薦」用它來管理你的人生?
  2. 重劍無鋒,大巧不工:現在,我只用 Notion 為我做好 2 件事(待發表)
  3. Notion + VS Code:我的 Markdown 寫作工作流
  4. 軟體工程師的精進:我如何用 Notion 做程式筆記,以及它的缺點(待發表)
  5. 如何簡潔地用好 Notion?我的心得、建議與系列總結(待發表)

友情提醒:本文長達 8,000 字,可分次閱讀,或使用下方「本文目錄」直接跳轉。🙏

本文目錄

  1. 系列簡介
  2. 誰用 Notion 管理人生?
  3. Notion:筆記界的「無限手套」
  4. 我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑
  5. 起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑者
  6. 承:大量使用 Notion 做筆記
  7. 轉:參加 Notion 訓練營
  8. 合:我對 Notion 的最終理解
  9. 維持工作流持續運轉,是個「體力活」
  10. 你是哪一種人?
  11. 無所不能就是 Notion 的最大缺點
  12. Notion 替代品?
  13. 結語:最小阻力之路

系列簡介

本系列主要圍繞「如何簡單用好 Notion」這個議題展開,表達我的看法與實際使用場景,並對 Notion 的一大主流用法——即 All-in-One 式的使用——提出不同意見

這類 All-in-One 使用方式,常常伴隨著下列描述:

  • 我用 Notion 高效管理工作與生活,重新找回人生掌控權。
  • 透過 Notion「打造○○系統、輕鬆整合✕✕」,讓我可以一站式管理一切
  • Notion 幫助我實現夢想,完成目標,創造屬於我的美好人生。

是不是覺得有點眼熟呢?

而本系列的核心精神,正好相反。主要探討如何簡潔地使用 Notion——既沒有要打造「○○系統」,更無意追求「高效管理」——避免它成為一種心理負擔

Notion 這麼棒,它會成為心理負擔?我這 3 年的結論是:「當然會,而且很容易。」所以我們才要有意識地簡潔使用,於是有了本系列的誕生。

系列架構與組成

整個系列預計會有 5 篇文章,並可分為 3 部分。其中第 1 篇,也就是本篇,為第一部分,用以點題與論證、推導本系列的核心價值觀。

第二部分為第 2 到 4 篇,是關於我使用 Notion 的具體場景,但不會有 Notion 的詳細教學,畢竟網上已經很多。而且,我怎麼用倒是其次,重點在於「為何這樣用?為何不那樣用?」,希望這幾篇能就這個命題,加以詮釋,以傳遞「簡潔」的精神。

第三部分,也就是第 5 篇,我會給出系列總結與展望,希望我們都可以成為更好——或至少是「更輕鬆」——的筆記、學習者。


好,讓我們進入正題,看看由 Notion 所掀起,有關「提升個人生產力」的萬丈波瀾,與它所帶來的「願景」,以及這樣的願景與美夢,為何會變成一種負擔

誰用 Notion 管理人生?

為避免「先射箭再畫靶」的窘境,我們必須先問一個問題:「這個世界上,有很多人提倡用 Notion 管理自己的人生(即工作與生活)嗎?

許你一個 Notion 人生管理夢

對於這個問題,我沒有絕對肯定的答案,不過用「notion life」這樣隨興的關鍵字組合(連 organize 都不需要)google 一下就會發現——你可以輕鬆找到大量相關的文章或影片,比如:

內容眾多,備族不及繁載,顯然是 Notion 使用上的一大主流(至少是具有推廣力與號召力的風格主流)。

你可能和一開始的我一樣,覺得 Notion 實在太複雜,就只是想簡單用一下,不想要深入了解它。不得不說,這也不失為一個好的做法。

但我相信,一旦你看過上述這些影片與文章,你很可能就不再滿足於簡單使用,會不禁思考自己是不是還能夠「做更多」——想要更加了解 Notion,解放它的更多力量。

簡單使用並不簡單

想要更多、更好」,平心而論,這才是人之常情。

尤其一個會用 Notion 的人,本身很可能就已經具備了「熱愛學習」的潛質。換句話說,我認為這個「簡單使用」的平衡,並不容易維持,除非你總是很有意識地這麼做。

因為當你想更進一步,學習「怎麼用好 Notion」之時,潘朵拉的盒子就會正式開啟。

下下段,我會用自己的經歷來為你闡述,你可能會遇到的困惑與挑戰。但我們還是先來說說:為什麼很多人選擇用 Notion 來管理人生,而不是別的筆記 app?

Notion:筆記界的「無限手套」

要說 Notion 是以一己之力打開筆記 app 界的新格局,恐怕也不為過。

前面之所以提到 Evernote,正是因為在 Notion 誕生之前,它曾是長期的王者,而現在 Notion 接替了它的王座,而且看起來還會稱霸好一段時間

換句話說,在我眼中,筆記軟體的主要競爭現狀就是:Notion 和 others

你可能會想:不是吧?還有這幾年大量出現的「雙向連結筆記」啊!沒錯,不過這個我們以後再說。

無所不能的 Notion

而 Notion 的霸主地位,正來自它於的「無所不能」。這部分相信不用太多贅述,就舉幾個代表性的應用場景——在 Notion 以前,筆記 app 就只是寫筆記的工具,但 Notion 不止可以「做網站」,還能夠化身為資料庫wiki,並且在多種視圖之間輕鬆切換。

可怕的是,這些視圖竟然還包括了專案管理最常見的「看板」、「甘特圖」,不禁令人感嘆:哇,這 app 服務野心很不小啊!

沒錯,第一次看到,想不震驚也難。只會讓你更加懷疑:這真的是筆記軟體嗎?不!它不是,它是一隻無限手套!🧤

小結:當你有一隻無限手套

任何人在了解了 Notion 的大致功能後,都不難聯想到:它好像可以建構一個強大的控制中樞,拿來管理日常的工作待辦事項(即所謂的 GTD)、記錄知識與學習、建立讀書清單、監控專案進度,等等等等。

沒錯,它確實有這個潛力,而 Notion 官方也一直企圖告訴你——Notion 不止是筆記,它更是一個強大的協作平台,一個 Workspace。

一旦你了解了 Notion 的「無限可能」,心中不免浮出一個願景:用它來管理一切,優化我的工作與生活,成為一個生產力大師、快速學習高手!只要相信了這個「願景」,你可能就會和我一樣——認真在乎起自己是不是有「善用」它。

於是,你再也無法「簡單使用」,畢竟有了這把「牛刀」在手,我卻只拿來殺雞,豈不是一種大大的浪費?


我的 Notion 之旅:只因無法停止對自己的懷疑

「我可不是那種追求把一切事物都穩穩 hold 在手裡的人。」

「我有我的價值觀,我知道 Notion 複雜而強大,但我就不想那樣用!」

以上是我的接觸 Notion 早期的心情,你可能也有類似的想法,但我終究沒能逃過「潘朵拉的誘惑」。

因為無論怎麼試圖說服自己,我始終會不斷懷疑:我是不是真的已經善用了 Notion、發揮了它的潛力?

基於這樣的自我懷疑,我總是對使用 Notion,渴望著更進一步的理解。這整個過程,就像是一場「關於 Notion 的救贖之旅」。

下面就用我的 Notion 之旅,來說明每一個階段的我,內心究竟是怎麼看待這個強大的工具,以及其中的掙扎,與最後的解脫

很巧的,它們剛好可以分成四個階段:起、承、轉、合

起:淺嘗輒止的 Notion 懷疑者

第一階段:2019 - 2020 上半年。

這段期間就是前面提到的,我使用 Notion 的第一年,此時我仍以 Evernote 作為主力筆記軟體,而 Notion 還只是一個配角般的工具。

為什麼?

我的 Notion 啟蒙

毫無疑問,我的接觸 Notion 的起點,就是 Medium 作者黃岳涵的這篇〈矽谷大受歡迎的筆記軟體:Notion.so〉。初看本文,和許多人一樣,就對 Notion 這個新世代的筆記軟體,產生了莫大的興趣。

但實際用了幾天後,我不得不承認,Notion 實在太過複雜!如果沒有下一定的苦工,認真學習一下它的用法,恐怕很難發揮它的價值。

該篇文章以後,Notion 在中文世界(台灣)漸漸打開了知名度,大家開始分享自己使用 Notion 的各種技巧,其中當然不乏前述 All-in-One 式的風格,比如這篇〈✍️我如何設計個人化 Notion :打造數位分身〉,就是我看到的第一篇,關於怎麼用 Notion 打造所謂「人生管理系統」的個人分享。

附帶一提,這篇寫得還不錯,詮釋了怎麼用 Notion 打造基本的「工作流」。尤其是這一段:

6. 工作流程 Workflow

我使用 Notion 處理每項任務都會經過下面的流程:

  1. 腦袋清空 — 將腦袋中的任何事情寫到 Inbox 裡面
  2. 確認任務複雜度 — 問自己,這個任務是否需要牽涉多的行動。若是簡單的任務,就馬上處理。若是超過一定的複雜度,就
  3. 釐清任務內容
  4. 開始工作 — 將過程與思考紀錄在 Project Page 裡或是 Actions List
  5. 完成 — 將紀錄歸檔在 Project Page 並在 Log 裡面定期檢討

如果這就是你想要的,不妨參考參考。

矛盾心理

在看完幾篇這種 All-in-One 使用風格的文章後,我的第一個感受是:排斥

在此引用我在〈心得 |《曼無止盡》第40期:Evernote 的重生之路〉一文中的主要論點「簡陋也不錯」:

好像都是在抱怨,然而這些對我來說都算是「無傷大雅」。正因為沒有太多彈性與可規劃的空間,所以我可以專心記事,不用想東想西

別誤會!從今天看來,Evernote 何止是簡陋而已?我完全不推薦你使用。

如果你正在尋找一個和 Evernote 界面相似、使用邏輯相仿,且符合現代潮流的 app,那麼我誠摯推薦自己也有在用的 Bear。(可惜它只限 macOS 與 iOS 平台)

bear.appbear.app

回到正題。沒錯,不想認真使用 Notion,最主要的理由可能是:我擔心如果真的開始深入了解 Notion,我可能會被它五花八門的功能所「淹沒」。相較之下,Evernote 的簡陋反而是好事。

這裡「淹沒」指的是:我可能會無法停止地思考還有沒有什麼更好的用法、是不是有什麼重要的功能是我還不知道的?汲汲營營,想想就心累。

但是!話說又回來,當你看到這些 All-in-One 分享者們,在字裡行間所流露出的那份篤定與自信,你還能對「我用 Notion 管理人生、創造美好未來」的這個願景感到無動於衷嗎?

我想我不能。

況且,我也並非完全不想讓 Notion 我為大力賦能,一部分可能是擔憂自己無法做好,於是產生了一個微妙的情緒,或許你可以稱之為「矛盾心理」——看到別人很厲害,我也想學習,但又怕畫虎類犬,所以乾脆告訴自己:那才不是我要的!

事情究竟會如何,會是大力賦能還是被「淹沒」,沒有試過就不得而知,但顯然此時的我還沒有足夠的動力開第一槍。只能繼續搖擺不定,保持觀望。

承:大量使用 Notion 做筆記

第二階段:2020 下半年 - 2021。

實際上,早在 2020 年 10 月那篇對 Evernote 的擔憂文之前,我就意識到可能不再適合用 Evernote 做筆記。畢竟考慮到它財務不佳的前景,萬一哪天真的倒了,勢必對我造成困擾。

加上 Evernote 後續一次又一次的改版,猶如在走回頭路,簡直讓人無語。此時我已不得不承認:Evernote 真的老了——它已經遠遠落後於這個時代,且無力再追趕。

所以,2020 年下半年起,我開始嘗試在 Notion 上製做程式筆記,慢慢增加對它的使用比例,但規模都不算大。真正開始大量使用 Notion,則是因為另一個契機

認識 Notion 達人

2020 年中,我認識了侯智薰(雷蒙)。後來在一次活動合作裡,我發現他把 Notion 玩得非常溜!讓我嘆為觀止,也讓我見識到:原來 Notion 真的能夠如此這般神奇。

在那之後不久,我便開始全面向 Notion 靠攏。看了好些教學和影片,此後絕大部分的筆記,也都在 Notion 上實現。

除了拿 Notion 來做大量程式與學習筆記(這些佔了我筆記的 7 成),我還用它來記錄工作開發上的重點與坑點,以及每次開會要報告、討論的內容大綱。

當然,還包括了寫作。

很多,但還不夠

總之,工作、程式筆記與寫作,就是我使用 Notion 的大宗,雖然看起來已經算是個比較重度的用戶,但我自己知道,真正「厲害」的人,可遠遠不止如此。

畢竟我上述的做法,無論實踐得再多,都只是各式筆記的「堆砌」而已,都屬於「量」的擴張——其實就是不斷地重複擅長的事情。

儘管這些筆記對我已有相當助益,但我仍然沒有像前面提到的那些 All-in-One 文章一般,把 Notion 打造成一個「工作流」——讓人感覺 Notion 就像是個複雜的有機體

最後一塊拼圖?

所以,我依舊不禁懷疑:我是否有可能像那些生產力高手般,把 Notion 用的飛起?

必須說,什麼 GTD、時間管理、任務規劃、看板法等等,都屬於我興趣缺缺的主題。一直以來,我都是透過大量的「記錄」,來對現況進行監控、調整與改善。

所以,要學習怎麼把 Notion 打造成所謂的「人生管理系統」,等於是要再次問自己:「這些對我而言,是不是真的必要?

這個問題,如前所述,沒試過沒答案。但叫我自己看書、看影片學習,還真沒興趣,因為動力不足——我需要有人逼著我實踐。

於是我報名了 Notion 訓練營。

轉:參加 Notion 訓練營

2021 年底,我參加了雷蒙舉辦的第二屆 Notion 線上訓練營

相關文章:我參加了 Notion 線上訓練營

如文中所言,我的參加的動機,其實主要就一個:

有鑑於這只是一篇雜記,所以不會著墨太多細節,在這裡只講一下參加的理由,那就是我想要有效提升「任務管理能力」

沒錯,這裡說的「任務管理能力」,其實就代表了對那些 GTD、時間管理的種種信仰與想像,透過 Notion,我來試試這些東西對我而言,是不是真的 match。

訓練營學習輪廓簡介

這屆訓練營總共分成四週,各有不同主題,且每一週都要交一份作業,作為當週學習方向與課程內容的成果展示。

作業評比分為「完成作業」與「優秀作業」,你可以想成它們分別代表了 60 分的作業和 80 分以上作業。而四週都拿到優秀作業的人,則可以以「優秀學員」的身分結訓,而這就是我的目標!

只有每週都盡力完成作業,我才能確認,精緻的 Notion 使用方式是不是真的適合我。

這四週的學習主題與方向大致是:

  1. 使用 Notion 做一個自我介紹網頁(做得還算不錯吧!😎)。
  2. 使用 Notion 進行任務管理(我的學習重點)。
  3. 使用 Notion 做知識管理(我本來就在做的事,只是這裡更複雜)。
  4. 結合前三週的成果,做一個屬於自己的入口網站,同時呈現上述三者。

不得不說,想拿到每週的優秀作業,必須投入相當的心力、時間。以致於那時幾個一起參加訓練營的朋友,我們常常週末都在「寫作業」。

這些投入,沒有白費,只是「回報的方式」和原先所想的略有不同而已。

優秀學員

最終我如願拿到了優秀學員,不僅學到了大量的 Notion 技巧,更懂得如何有效組織這些 Notion 元素,讓它們變成一個流程與結構,也就是前面說的「有機體、工作流」。

結訓當下,我對自己接下來會如何運用這些新技能,進而為自己日後「任務管理能力」迎來質的飛躍,感到無比興奮。

所以才會在文末寫下:

究竟提升的能力是否真如我所言,能讓我實現更多小目標?就看明年上半年的表現了。

雖然這像是個「疑問句」,但實際上我當時心裡想的是:「嘿嘿,有了這些技能,我當然可以囉!」

可惜事與願違。

我可以,但凡事都有代價

結訓後,我把我自己既有的 Notion database 架構,相當程度地修改成訓練營所學到的「工流作」模式,並且加入了之前完全沒有 GTD 部分,用來進行任務管理。

一切看上去都很美好,畢竟我已經有所不同。

然而,一個月去,結果就是:我把結訓後的改造,全部還原回原來的樣子。而 GTD 部分更是直接被我閒置。

這也是為什麼,我明明在文章末尾提到要「另闢篇章再聊」心得部分,後來卻不了了之——因為我根本就沒有繼續實踐,又怎麼好意思獻醜?😂

最大的收獲

即便如此,我還是覺得參加該屆 Notion 訓練營很值得——因為我確實成長了——我更懂得如何看待這些「工具」,讓它們為我所用,且不再敬畏於它們的強大。

在「清晰信念與需求」前提下,無論功能再強,工具所能扮演的角色,終究是有限的。而這樣的自信,主要源自於我在期間的認真投入

類似的經驗,讓我想起了〈告別法律,輕輕放下一路上的所有期待〉這篇文章中,曾經有過的刻骨銘心感受:

有時候,你的堅定,正來自於對過去的付出與失落。

可以說,這份撥雲見日般的自信(只限於筆記軟體),就是我所獲得的最大回報。對我而言,這甚至是一種解脫——我從此停止了對 Notion 的焦慮、追逐與自我懷疑。

就像我當初告別法律一樣。

合:我對 Notion 的最終理解

第四階段,2022 以後。

參加訓練營前,我不擅長用 Notion 做任務、時間管理,所以我懷疑:是不是自己還沒把它用好?

結訓後,我有能力,且嘗試了,從而得到這個命題的答案:可以,但不必要

能夠不等於必要

很多事情雖然你能,但你不一定想去做,可能因為價值有限,或回報不夠誘人。比如《原子習慣》中的「每天做一個伏地挺身」,怎麼想都不特別吸引。

不過,如果你確實能「持續」用 Notion 管理人生中的大小事,讓自己有更多產出、做事更有條理,這樣的回報無疑一點也不低

對此,我的自身經驗是,在真正付諸實踐後,我發現:要堅持,並不容易

以致於從回報的角度看,我本該勇往直前,但考慮到付出的成本,結果卻荒廢了。

回報誘人,但代價高昂

畢竟,從常理而言,任何事情若需要你天天記錄、天天執行,那都是很違反人性的事。哪怕對我這樣的記錄控而言,我也只會選擇很少的事物,在 Google Sheets 進行每日記錄,這些項目不會超過 10 項,且記錄的方式都非常簡單——因為只要稍為複雜,就註定難以持續。

我的 Google Sheets 記錄一隅我的 Google Sheets 記錄一隅

同理可知,想用 Notion 持續運行一個「工作流」,真的實踐起來,可比我上述簡單的記錄,要來得複雜且耗能得多

首先你要先設計好整個流程架構、關聯各式各樣的 database 不說,還需要在事物狀態有所變化時,適時地記錄下來,以及時反映在 Notion 中。

Notion 確實能做出一個,方便你一站式管理「當前人生各種狀態、指標」的儀表板,但其中的「資料」,卻需要你持續手動輸入

維持工作流持續運轉,是個「體力活」

換句話說,無論「Notion 工作流」的流程架構,你把它們設計的再精巧絕妙——比如善用關聯、自動更新、環環相扣——讓你真的很省時省力。

很遺憾,對這套「系統」每一天的落實、記錄,大多仍須由你手動進行

哪怕 Notion 有 API 整合,可以省下一些時間。網路上也有眾多模板,供你直接套用。但是,你設計出來的工作流,其中最核心的部分,往往只能由自己手動維護。

所以,真正的問題只有一個:你願不願意?

願不願意付出相當的代價,來獲得相當的回報?這可是一個不折不扣的體力活——大腦的體力活。

在這樣的過程中,理論上你無須思考太多,很多時候就是按部就班地把該記錄的記錄、該填上的填上,但也讓你看起來像個生產線上的工人。當工人不是問題,因為效率高,問題在於「大腦的重複性勞動」所帶來的無趣與排斥心理

文章與影片會告訴你,用 Notion 管理人生有多麼美好,但往往不會特別強調,你所要付出的代價

你的時間,才是你最珍貴的資產

這些代價的本質,就是時間

我們來做個思想實驗:試想,我現在有一套時間管理術,能讓你做事更有條理、效率,其回報相當於你每天會多出 2 小時,你願不願意嘗試?

我當然願意。

不過,我還沒有告訴你的是:要維持這套時間管理術的運作,你每天需花費 1 小時。這樣,你還願意嗎?

你心想:這不是小學數學嗎?2 - 1 = 1,我還是賺啊!當然可以。

然而,這 1 小時可不是讓你坐著發呆,等待時間流逝就行,而是需要你手動執行好些複雜度不一的管理任務、不定期更新任務狀態,必要時還得記錄下來

換句話說,這是「需要消耗大量精力」的 1 小時。(在現實生活裡,這 1 小時會零散分布在一天中的各個時候,而非一次性完成)

如果你也認同《Deep Work 深度工作力》一書中,「深度工作一天不會超過 4 小時」的觀點,那麼,這 1 小時的代價,恐怕比想像中大。


你是哪一種人?

總的來說,我認為,用 Notion 來建立一整套流程,然後每天 run 這個流程,其中要投入的心力與維護成本偏高,需要很大的動力才能持續。如果你問我,我並不願意,而且我已經用行動證明——我真的無法持續。

但是,如果你的動力很強,那這套應該是玩得轉的,你將獲得屬於你的豐厚回報。這裡只是想提醒:在做這件事之前,我們不妨先自問一下,自己是屬於哪一種人?

第一種人:生產力狂魔

這裡的「」是不折不扣的恭維,猶如魔法一般。

不得不承認,有些人就是紀律良好且生產力過人,一樣的時間他們能產出數倍成果,且品質有保證。比如前述的雷蒙,或是閱讀前哨站的「瓦基」,他在台積電當工程師時,還能利用下班時間完成大量的閱讀與心得輸出,並筆耕不綴。

這類人可能會在文章或訪談中,表示自己是個不折不扣的拖延症患者,但你可千萬不要當真!只要想成,某身材薄如紙的女星也常說自己其實是個大胃王——聽聽就好。

第二種人:普通人

不特別上進,也不特別懶惰。

想要不等於需要

有了前面的鋪墊,相信你應該不會輕易以為:自己只要「用對了方法」,就能夠跟他們有著同等的品質與產出。

我不會說不可能,但事實通常是——我們打從心底就沒有這麼強的動力,去創造這麼多的產出。否則這世界應該遍地都是瓦基、雷蒙。

換言之,雖說每個人有自己的追求,我們也都想做得更多。但我相信:其實「高產出」並不是大部分人真正的核心追求,我們只是「以為自己想要」而已。

就像我,看到別人把 Notion 用得飛起,心生羨慕,覺得那就是我要的!結果去了訓練營,也學到了技巧,卻赫然發現:原來我也沒那麼想

再次強調,本文並非否定個體對於高產出的追求與實現可能。只是在行動之前,我們仍不妨思考一下:「對我而言,什麼才是最核心的需求?

是把很多事情都做得很好?還是把最重要的幾件事做好?


無所不能就是 Notion 的最大缺點

最後,回到 Notion 本身。

除了上述 All-in-One 的使用方式,我們也不得不聊聊它自身的缺點。如果說 Evernote 的缺點是太過「簡陋」,那麼 Notion 的缺點則恰恰相反——太過「豐富」。

連教學文也公認的 Notion 缺點

如果你用「notion」這個關鍵字來 google,第一頁就會有滿滿的,手把手教你怎麼把 Notion 用好用滿的教學文章,比如這兩篇:

  1. 2022超實用 Notion教學|一篇介紹帶你30分鐘快速上手,這款多功能筆記軟體,由簡入深提高你的工作效率!
  2. 【新手必看】由簡入深Notion 教學,30分鐘快速上手實用技能

咦,兩者的標題都強調了「30 分鐘」,難道,這就是快速上手的魔術時間?😎

這兩篇堪稱全面的教學文,都盡責地幫你整理了 Notion 的主要優、缺點。而其中一項關鍵缺點,無疑是兩邊都認同的,引述如下:

  • 功能強大複雜,因此也不好上手(第一篇)
  • 功能多且較複雜,相較其他筆記軟體,需花點時間上手(第一篇)
  • 相較於其他筆記軟體,功能多且較複雜,需花較長的時間學習(第二篇)

這些論述都大同小異,可以看出,Notion 的最大缺點——同時也是優勢所在——就是功能太多太複雜。因為功能多,所以才會無所不能,但也因此上手難度高。

說起來,教學文也只會告訴你「Notion 上手難度高、需要花點時間學習」,彷彿只要你一上手,剩下的一切都好辦了。

它們不會告訴你的是:其實維護成本也很高,需要花掉你很多時間

無所不能的詛咒

無論產品還是個人,「無所不能、什麼都會、斜槓」這樣的特性,在我看來,與其說是優勢,不如說是一種「詛咒」。

正因為可以做的事情太多了,所以一時也不知道該做什麼才好,然而時間終究是有限的,我們無法把萬事萬物都緊緊握在手裡。

Notion 可以做的事情實在太多了,以至於有時候(尤其是你想要重度使用的時候),你可能需要認真區分:哪些是它「大概能做」,而哪些則是它「特別擅長」——盡可能少用它不擅長、太瑣碎的功能,才好讓 Notion 發揮最大功效,更省下你的時間。

使用上的取捨竟然成為了「如何用好 Notion」的一大困擾,這難道不是知識的詛咒?——因為你知道(擁有)的太多了。😈

能力愈大,責任愈大

這類「過度複雜」的困境,其實在所有筆記軟體都可能會看到,而 Notion 之所以特別容易發生,不是因為它不好用,相反的,正是因為它——能力太過強大

唉呀!我終於明白,什麼叫「能力愈大,責任愈大」。

那麼,你準備好當蜘蛛人了嗎?

Notion 替代品?

看完上面這些,此刻的你是否也感到:「如果有個簡化版的 Notion,那該多好?」——這可能是很多人的心聲。

恭喜你!你絕對能夠找到 😎,因為 Notion 實在太火了,所以近年來,冒出了不少模仿它的新產品。不止功能,通常在界面上也非常相似 XD。

對此我不特別評論,畢竟我沒有真的親身用過,如果你有興趣,可以自行 Google 搜尋「Notion 替代品」,或者參考這篇〈我用來取代 Notion 的筆記軟體:Craft〉。

但我真正想說的是——尋找「Notion 替代品」,或許不是一個好的思路

意即,找一個和 Notion 類似但簡化過的產品,在我看來,實質意義有限。這樣做,你只會失去 Notion 的核心優勢:「一個工具,多種用途」,卻不會得到太多好處。

真正的替代:顛覆既有規則

然而,我並非認為 Notion 真的無可替代。我們確實可以用其他工具來取代它,只是,這些工具必須是真正的替代品,而不只是「模仿品」。

換句話說,要換,就換個不一樣的!——否則繼續用 Notion 可能還比較好。

就像 Notion 顛覆了 Evernote 那一代舊式筆記軟體的遊戲規則——不止是筆記軟體,更是一個萬能的平台——而成為了全新的霸權

我相信——如同我這篇臉書文所言——5 年之內,能夠挑戰 Notion 霸權地位的,只有卡片筆記與一眾基於卡片筆記而生的「雙向連結」筆記軟體。

不過,這並非本篇或本系列所要討論的主題,所以只能按下不表。儘管如此,相信在不久的將來,我很可能會寫下一系列的 Logseq 使用教學文章,敬請期待。


結語:最小阻力之路

本篇作為系列的奠基文,其篇幅遠遠超過了我下筆前的預估(1500 字),實在有點出乎意料。如果你是從開頭一路看到這裡,請收下我的敬意。🙏

仔細想想,文章會這麼長,大概是因為其中需要一連串的論證與推導。雖然不用做到嚴絲合縫,但至少要能大致說得通,並盡可能讓主論述之間沒有「明顯的斷點」才好。

因此,很難三言兩語就說清楚,否則很可能淪為我的片面之詞。不過,我相信,如果你願意耐心閱讀、稍加思考,或許就能從中找到一些共鳴

總之,本文想要表達:無論你是生產力狂魔,還是普通人,這些都無妨。重要的是——我們往往得為自己的選擇付出代價

所以,基於一定的自知之明,悉心為自己挑選「能夠負擔、能天天貫徹」的前行之路,無疑是不變的正道,或許可以稱之為「最小阻力之路」。

每個人的簡潔之道

這裡還必須強調:用得「少」,不等於用得簡潔

比如,對於只打算用 Notion 整理自己閱讀清單與讀書心得的人,開一個 database,把關於這個目標的所有資訊都寫好、記好——恰如其分,完美達成。這是無疑一種簡潔。

對前述「生產力狂魔」而言,他們的需求,不僅僅是要能夠整理資訊,還要能夠有效地利用這些資訊,甚至是自動化這些資訊的處理。此時建立一個完整的 Notion 工作流,才是屬於他們的簡潔。

而你的簡潔,又是什麼模樣呢?

重劍無鋒,大巧不工

用 Notion 管理人生,是個存在於真實世界的美夢,且必然有人能夠實現它。

但很可能不是你。至少不是我。

作為對自己有所了解的人,我們或許可以選擇更好、更簡單的方式:只使用 Notion 的局部功能——它最出色的部分,並把它其餘的美好都拋諸腦後,大方地視為不存在

下一篇我會繼續講述,使用 Notion 的 3 年後,我「為何」畫地自限,讓它回歸為一項單純的筆記工具,並充分為我所用。

而且我斗膽地認為,對多數人而言,「簡單使用」或許才是面對強大的 Notion,最好也最自得的相處模式。